Vous lisez chaque brouillon avant de l’envoyer – et quand il est faux, vous le corrigez. Mais quand la même erreur revient sans cesse, mieux vaut corriger la cause. Trouvez votre cas.
L’assistant affirme quelque chose de faux
Il donne un prix, un délai ou une procédure erronés.
- Vérifiez d’abord les sources de connaissances : l’information y est-elle, et est-elle juste ? Quand la grille tarifaire contient un ancien prix, l’assistant le recopie. Corrigez la source – voir Sources de connaissances.
- Quand l’information manque dans les sources, ajoutez-la sous forme de note (un fait court). Ou approuvez la correction de fait que l’assistant propose dans Apprentissage.
- Quand il n’a pu trouver l’information que dans d’anciens e-mails, il risque de reprendre une réponse dépassée. Réduisez l’ancienneté des faits dans les archives de la boîte mail.
L’assistant invente des choses
Il affirme des faits qui ne figurent nulle part. Le plus souvent parce qu’une source manque – sans elle, il ne répond qu’à partir de ce qu’il lit dans le message et dans les e-mails. Ajoutez une source, et dans la consigne Connaissances, demandez-lui de ne pas inventer de chiffres qu’il ne trouve pas dans les sources, mais d’indiquer que vous les confirmerez.
Il écrit autrement que vous le souhaitez
Le ton, la longueur, la salutation, la signature, la structure de la réponse. C’est la consigne Style. Modifiez-la – voir Consignes. Quand vous corrigez la même chose dans les brouillons encore et encore, l’assistant propose de lui-même une leçon ; approuvez-la dans Apprentissage.
Il répond à des e-mails auxquels il ne devrait pas répondre
Ou il écarte des e-mails auxquels il devrait répondre. C’est la consigne Filtre. Voir aussi Pourquoi certains e-mails n’ont pas de brouillon.
Il traite ce qu’il devrait transmettre
Ou il transmet ce qu’il pourrait gérer. C’est la consigne Aiguillage : quand répondre seul, quand répondre et transmettre à un collègue, et quand ne pas répondre.
Juste ce brouillon-là
Quand l’erreur est ponctuelle, faites retravailler le brouillon sur consigne : dites ce qui ne va pas et l’assistant le réécrit – dans draften, ou directement dans votre logiciel de messagerie avec @nom. Voir Retravailler un brouillon sur consigne.
Avant qu’une modification passe en mode réel
Essayez une modification des consignes sur le jeu de test : vous voyez comment l’assistant répondrait aux messages enregistrés avant et après la modification.
Toujours pas satisfaisant
Quand le travail de la boîte mail a beaucoup changé, faites réécrire les consignes à partir de vos e-mails dans la mise en route – voir Réécrire les consignes à partir des e-mails.