Leggi ogni bozza prima di inviarla – e quando è sbagliata, la correggi. Ma quando lo stesso errore si ripete, è meglio correggerne la causa. Trova il tuo caso.
L’assistente afferma qualcosa di falso
Indica un prezzo, una scadenza o una procedura sbagliati.
- Prima controlla le fonti di conoscenza: l’informazione c’è, ed è corretta? Se il listino ha un prezzo vecchio, l’assistente lo copia. Correggi la fonte – vedi Fonti di conoscenza.
- Quando l’informazione manca nelle fonti, aggiungila come nota (un fatto breve). Oppure approva la correzione di un dato che l’assistente propone in Apprendimento.
- Quando poteva trovare l’informazione solo nella posta vecchia, può ricorrere a una risposta superata. Riduci l’età dei dati nell’archivio della casella.
L’assistente inventa cose
Afferma fatti che non si trovano da nessuna parte. Il più delle volte perché manca una fonte – senza, risponde solo in base a ciò che legge nel messaggio e nella posta. Aggiungi una fonte, e nell’istruzione Conoscenze digli di non inventare cifre che non trova nelle fonti, ma di dire che le confermerai tu.
Scrive diversamente da come vuoi
Tono, lunghezza, saluto, firma, struttura della risposta. Questo lo regola l’istruzione Stile. Cambiala – vedi Istruzioni. Quando correggi la stessa cosa nelle bozze ancora e ancora, l’assistente propone da solo una lezione; approvala in Apprendimento.
Risponde a posta a cui non dovrebbe
Oppure salta posta a cui dovrebbe rispondere. Questo lo regola l’istruzione Filtro. Vedi anche Perché alcuni messaggi non ricevono una bozza.
Gestisce ciò che dovrebbe passare a una persona
Oppure passa a una persona ciò che potrebbe gestire da solo. Questo lo regola l’istruzione Instradamento: quando rispondere da solo, quando rispondere e passare la questione a un collega, e quando non rispondere.
Solo questa bozza
Quando l’errore è isolato, fai rielaborare la bozza con un’istruzione: di’ che cosa non va e l’assistente la riscrive – in draften, oppure direttamente nella tua posta con @nome. Vedi Rielaborare una bozza con un’istruzione.
Prima che una modifica diventi operativa
Prova una modifica delle istruzioni sul set di prova: vedi come l’assistente risponderebbe ai messaggi salvati prima e dopo la modifica.
Ancora non va
Quando il lavoro della casella è cambiato molto, fai riscrivere le istruzioni dalla tua posta alla procedura guidata – vedi Riscrivere le istruzioni dalla posta.