Sie lesen jeden Entwurf, bevor Sie ihn senden – und wenn er falsch ist, korrigieren Sie ihn. Kehrt derselbe Fehler aber immer wieder, beheben Sie besser die Ursache. Suchen Sie Ihren Fall.
Der Assistent behauptet etwas Unwahres
Er nennt einen falschen Preis, eine falsche Frist oder einen falschen Ablauf.
- Prüfen Sie zuerst die Wissensquellen: Steht die Angabe dort, und stimmt sie? Hat die Preisliste einen alten Preis, übernimmt der Assistent ihn. Korrigieren Sie die Quelle – siehe Wissensquellen.
- Fehlt die Angabe in den Quellen, fügen Sie sie als Notiz (eine kurze Angabe) hinzu. Oder geben Sie die Faktenkorrektur frei, die der Assistent unter Lernen vorschlägt.
- Konnte er die Angabe nur in alter Post finden, greift er womöglich zu einer veralteten Antwort. Verkürzen Sie das Alter der Fakten im Postfacharchiv.
Der Assistent erfindet etwas
Er nennt Fakten, die nirgends stehen. Meist, weil eine Quelle fehlt – ohne sie antwortet er nur aus dem, was er in der Nachricht und in der Post liest. Fügen Sie eine Quelle hinzu und schreiben Sie in die Anweisung Wissen, dass er keine Zahlen erfinden soll, die er in den Quellen nicht findet, sondern sagen soll, dass Sie sie noch bestätigen.
Er schreibt anders, als Sie möchten
Ton, Länge, Anrede, Signatur, der Aufbau der Antwort. Das ist die Anweisung Stil. Ändern Sie sie – siehe Anweisungen. Korrigieren Sie in Entwürfen immer wieder dasselbe, schlägt der Assistent von selbst eine Lektion vor; geben Sie sie unter Lernen frei.
Er beantwortet Post, die er nicht beantworten soll
Oder er überspringt Post, die er beantworten soll. Das ist die Anweisung Filter. Siehe auch Warum manche Post keinen Entwurf bekommt.
Er erledigt, was er übergeben soll
Oder er übergibt, was er selbst schaffen könnte. Das ist die Anweisung Zuständigkeiten: wann er selbst antwortet, wann er antwortet und an einen Kollegen übergibt und wann er nicht antwortet.
Nur dieser eine Entwurf
Ist der Fehler ein Einzelfall, lassen Sie den Entwurf per Anweisung überarbeiten: Sagen Sie, was falsch ist, und der Assistent schreibt ihn neu – in draften oder direkt in Ihrem Postfach mit @Name. Siehe Einen Entwurf per Anweisung überarbeiten.
Bevor eine Änderung wirksam wird
Probieren Sie eine Änderung der Anweisungen an der Testsammlung aus: Sie sehen, wie der Assistent die gespeicherten Nachrichten vorher und nachher beantworten würde.
Immer noch nicht richtig
Hat sich die Arbeit im Postfach stark geändert, lassen Sie die Anweisungen in der Einrichtung neu aus Ihrer Post schreiben – siehe Anweisungen aus der Post neu schreiben.