Vos réponses passées sont souvent la meilleure aide : comment vous avez traité la même question la dernière fois, ce que vous avez déjà écrit au client. C’est pourquoi l’assistant peut aussi faire des recherches dans les anciens e-mails de la boîte mail – les archives.
Ce que l’assistant fait dans les archives
- Il cherche par sujet parmi tous les expéditeurs : comment vous avez traité la même question pour quelqu’un d’autre. Il lit toute la conversation, pas seulement un message.
- Il lit l’historique avec le client qui écrit en ce moment – uniquement comme contexte.
- Il tire les faits de vos réponses, pas de ce que les clients ont affirmé.
D’un fil de discussion appartenant à quelqu’un d’autre, il ne reprend jamais ni noms ni détails, seulement la procédure et les faits.
Une source de second rang
Les archives viennent en second. Les sources de connaissances passent en premier – le site web avec des guides, les documents, les notes que vous avez rédigées. Quand une source et les archives se contredisent, la source l’emporte et l’assistant le signale dans le motif du brouillon. Un fait qu’il n’a trouvé que dans les archives est mentionné dans le motif, avec la date de l’e-mail.
Paramètres
Activez ou désactivez les archives dans Connaissances, dans la carte Archives de la boîte mail :
Rechercher dans les archives de la boîte mail – quand cette option est désactivée, l’assistant ne touche pas aux anciens e-mails et répond uniquement à partir des sources de connaissances et du message lui-même.
Ancienneté des faits tirés des archives (jours) – les recherches par sujet ne renvoient que les e-mails plus récents que ce nombre de jours (365 par défaut). Les e-mails plus anciens ne ressortent que lorsqu’il n’en existe aucun plus récent, et l’assistant les prend comme une indication sur la procédure, pas comme des faits valables. L’historique avec un client donné n’est pas limité.
Quand désactiver les archives
- La boîte mail a un long historique au cours duquel les prix ou les procédures ont souvent changé, et vous ne voulez pas que l’assistant reprenne d’anciennes réponses. Réduire l’ancienneté des faits suffit souvent.
- La boîte mail contient des e-mails que l’assistant ne doit pas voir.
Pendant la vérification de la mise en route d’un nouvel assistant, les archives sont toujours désactivées, afin qu’un brouillon ne puisse pas recopier la réponse à laquelle il est comparé.