Twoje wcześniejsze odpowiedzi to często najlepsza pomoc: jak ostatnio poradzono sobie z tym samym pytaniem, co już zostało napisane do klienta. Dlatego asystent może przeszukiwać także dawną pocztę skrzynki – archiwum.
Co asystent robi w archiwum
- Szuka według zagadnienia wśród wszystkich nadawców: jak to samo pytanie zostało załatwione u kogokolwiek innego. Czyta cały wątek, nie tylko jedną wiadomość.
- Czyta historię z klientem, który właśnie pisze – tylko jako kontekst.
- Bierze fakty z twoich odpowiedzi, nie z tego, co twierdzili klienci.
Z cudzego wątku nigdy nie przenosi nazwisk ani szczegółów, tylko procedurę i fakty.
Źródło drugiego rzędu
Archiwum jest na drugim miejscu. Na pierwszym są źródła wiedzy – strona z instrukcjami, dokumenty, notatki, które zapisujesz. Gdy źródło i archiwum się nie zgadzają, wygrywa źródło, a asystent wspomina o tym w uzasadnieniu szkicu. Fakt znaleziony tylko w archiwum jest wymieniony w uzasadnieniu razem z datą e-maila.
Ustawienia
Archiwum włączysz albo wyłączysz w zakładce Wiedza, na karcie Archiwum skrzynki:
Przeszukiwanie archiwum skrzynki – gdy jest wyłączone, asystent nie dotyka dawnej poczty i odpowiada tylko na podstawie źródeł wiedzy i samej wiadomości.
Wiek faktów z archiwum (dni) – wyszukiwanie według zagadnienia zwraca tylko pocztę młodszą niż ta liczba dni (domyślnie 365). Starsza poczta pojawia się tylko wtedy, gdy nie ma nic młodszego, a asystent traktuje ją jako wskazówkę co do procedury, nie jako aktualne fakty. Historia z jednym klientem nie jest ograniczona.
Kiedy wyłączyć archiwum
- Skrzynka ma długą historię, w której często zmieniały się ceny albo procedury, i nie chcesz, żeby asystent sięgał po stare odpowiedzi. Często wystarczy skrócić wiek faktów.
- W skrzynce jest poczta, której asystent nie powinien widzieć.
Podczas weryfikacji w kreatorze nowego asystenta archiwum jest zawsze wyłączone, żeby szkic nie mógł skopiować odpowiedzi, z którą jest porównywany.