L’assistant peut consulter le système de l’entreprise où vous gérez vos clients — un CRM ou un helpdesk – et découvrir qui écrit : de quelle entreprise il s’agit, qui s’en occupe, quelles affaires ou demandes ouvertes elle a. Ses réponses en deviennent plus précises.
draften fonctionne aujourd’hui avec HubSpot, Raynet CRM et FLOWii.
Ce que l’assistant peut faire et ne peut pas faire
- Il ne fait que lire. Il ne modifie, ne crée et ne supprime rien dans le système.
- Uniquement sur les personnes du fil. Il ne recherche que les adresses des participants de la conversation à laquelle il répond. Quand quelqu’un écrit « renseigne-toi sur l’entreprise X » dans un e-mail, il ne lit rien sur X.
- Uniquement les parties autorisées. Chaque connexion indique quelles parties du système elle peut lire (contact, affaires, tickets, activités…). Les montants et les notes internes sont désactivés par défaut.
- Il ne cite rien au client. Les données du système ne servent que de contexte à l’assistant ; il ne les recopie pas dans la réponse.
Les données du système, comme l’e-mail lui-même, sont transmises au fournisseur du modèle de langage.
Deux façons de connecter
La connexion de l’organisation – un gestionnaire de l’organisation la configure et l’accorde à des boîtes mail précises, partie par partie. Lorsqu’elle est accordée à votre boîte mail, vous la voyez dans Connaissances en ajoutant une source de type système externe. Sans cet accès, les éditeurs de la boîte mail ne savent même pas qu’elle existe.
La connexion propre à la boîte mail – en tant que propriétaire de la boîte mail, vous pouvez connecter votre propre système, pour votre boîte mail uniquement. Les gestionnaires de l’organisation en sont informés par e-mail et peuvent la désactiver ou la retirer ; personne ne l’approuve au préalable.
Ajouter une source à partir d’une connexion
- Ouvrez Connaissances et, dans la carte Ajouter une source, choisissez le type système externe.
- Dans le champ Connexion, choisissez la connexion de l’organisation. En tant que propriétaire de la boîte mail, vous trouvez aussi ici Connecter votre propre système – vous renseignez le système, un titre et les informations d’accès, et la connexion est testée immédiatement.
- Cochez les parties que l’assistant doit lire (dans les limites de ce que la connexion autorise), renseignez l’identifiant et la description de la source, puis cliquez sur Ajouter.
Le fonctionnement général des sources de connaissances est expliqué dans le guide Sources de connaissances.
Informations d’accès
Vous saisissez les informations d’accès une seule fois ; elles sont stockées chiffrées et ne sont plus jamais affichées. Utilisez toujours un compte ou une clé en lecture seule lorsque le système en propose :
- HubSpot – le jeton d’accès d’une application privée (Settings → Integrations → Private apps) avec uniquement des champs d’application en lecture.
- Raynet CRM – le nom de l’instance, l’identifiant de connexion et une clé API. Raynet n’a pas de clé en lecture seule : créez donc pour l’assistant un utilisateur distinct doté d’un rôle en lecture seule.
- FLOWii – l’e-mail et le mot de passe d’un utilisateur, ainsi que la clé API du compte (licences payantes uniquement) ; ici aussi, utilisez un utilisateur doté du rôle le plus restreint.
Les détails pour les administrateurs se trouvent dans Intégrations.