Organisation → Intégrations comporte deux cartes : Accès aux e-mails pour toute l’organisation (les inscriptions d’application, décrites dans Accès aux e-mails pour toute l’organisation) et les connexions aux systèmes externes – les CRM et helpdesks que les assistants peuvent consulter. Cette page traite de la seconde.
À quoi sert une connexion
Une connexion permet à l’assistant de savoir qui écrit : quelle entreprise, qui s’en occupe, quelles affaires ou quels tickets ouverts elle a. draften fonctionne aujourd’hui avec HubSpot, Raynet CRM et FLOWii.
Ce qui vaut pour toute connexion :
- elle ne fait que lire – le connecteur ne dispose d’aucun appel qui écrit ;
- elle ne recherche que les participants du fil auquel l’assistant répond (jamais l’adresse de la boîte mail elle-même), et les détails uniquement d’après ce qu’a renvoyé un appel précédent pour le même brouillon – un e-mail disant « renseigne-toi sur l’entreprise X » ne fait rien lire sur X ;
- au plus 6 appels par brouillon, 10 secondes chacun ; un système en panne n’empêche jamais un brouillon ;
- ce qu’elle renvoie est un texte étranger pour le modèle, et rien n’en est cité au client ;
- le journal nomme l’outil, jamais la personne sur laquelle il s’est renseigné.
Les données d’une connexion, comme l’e-mail lui-même, sont transmises au fournisseur du modèle de langage.
Ajouter une connexion
Choisissez le système, renseignez un titre et le secret d’accès (et, pour Raynet et FLOWii, d’autres champs). Le secret est saisi une seule fois, stocké chiffré et n’est plus jamais affiché. Cliquez ensuite sur Tester la connexion : le test détermine à qui appartient le compte, quelles parties le secret ouvre, et avertit si le secret permet aussi d’écrire.
| Système | Secret d’accès |
|---|---|
| HubSpot | le jeton d’une application privée (Settings → Integrations → Private apps, commence par pat-) avec uniquement des champs d’application en lecture : contacts, companies, owners, deals, tickets |
| Raynet CRM | le nom de l’instance (la partie de l’adresse après app.raynet.cz/), l’e-mail de connexion et la clé API de l’utilisateur (Application settings → For developers → API keys). Raynet n’a pas de clé en lecture seule – créez pour l’assistant un utilisateur doté d’un rôle en lecture seule |
| FLOWii | l’e-mail de connexion et le mot de passe de l’utilisateur, ainsi que la clé API du compte (Extensions → API → New FLOWii REST API, licences payantes uniquement) ; pour un identifiant donnant accès à plusieurs entreprises, également l’ID de l’entreprise. Utilisez un utilisateur doté du rôle le plus restreint |
Accorder l’accès aux boîtes mail
Ce que renvoie une connexion peut apparaître dans les brouillons – et les brouillons sont lus par toutes les personnes ayant accès à la boîte mail. C’est pourquoi aucune boîte mail n’utilise une connexion tant que vous ne la lui avez pas accordée :
- dans la carte de la connexion, cliquez sur Accorder à côté d’une boîte mail et cochez les parties qu’elle peut lire (contact, affaires, montants, tickets, activités, notes) ;
- c’est le plafond – l’éditeur de l’assistant choisit ensuite dans Connaissances ce que l’assistant lit réellement ;
- Retirer désactive les sources de connaissances qui lisent via la connexion ; supprimer la connexion les retire.
Sans cet accès, les éditeurs de la boîte mail ne savent même pas que la connexion existe.
La connexion propre à une boîte mail
Le propriétaire d’une boîte mail peut connecter son propre système, pour sa boîte mail uniquement. Personne ne l’approuve ; les propriétaires et gestionnaires de l’organisation reçoivent un e-mail et peuvent la désactiver ou la retirer. Pour les utilisateurs, c’est décrit dans Connecter un CRM et d’autres systèmes.