Connecter FLOWii

L’assistant lit dans FLOWii qui lui écrit : le contact et le partenaire, les affaires, les commandes, ainsi que les événements et les tâches. Il n’écrit jamais dans FLOWii. Ce qu’il peut lire exactement, vous le définissez pour chaque boîte mail séparément. Le fonctionnement général des connexions dans draften est décrit sur la page Intégrations.

Ce dont vous avez besoin

• FLOWii avec une licence payante – la licence FREE n’a pas d’API.
• Un administrateur de FLOWii – lui seul définit les droits d’accès d’un utilisateur.
• Dans draften, un propriétaire ou un gestionnaire de l’organisation.

Dans FLOWii

Par l’API, FLOWii se connecte avec l’e-mail et le mot de passe d’un utilisateur, plus une clé API. draften a donc besoin du mot de passe de l’utilisateur – c’est pourquoi vous créez pour l’assistant un utilisateur distinct aux droits les plus restreints, et non le compte d’une personne.

Utilisateur aux droits les plus restreints

1. Ouvrez Firma (Entreprise) → Uživatelé (Utilisateurs) → Nový uživatel (Nouvel utilisateur). Renseignez le prénom, le nom et l’e-mail de connexion – notez-le, draften en aura besoin.
2. Ouvrez le nouvel utilisateur → onglet Přístupová práva (Droits d’accès). Pour les modules que l’assistant doit lire, choisissez Prohlížení (Consultation), pour tous les autres Zakázaný (Interdit) :
   • Partneři (Partenaires) – contact et partenaire,
   • Obchodní případy (Affaires),
   • Zakázky (Commandes),
   • Události (Événements) et Úlohy (Tâches).
3. L’utilisateur doit être actif et avoir un mot de passe défini. C’est l’administrateur qui l’active ; l’utilisateur définit son mot de passe lors de sa première connexion. Chaque utilisateur est une licence payante dans FLOWii.

Vous pouvez enregistrer ces mêmes droits comme profil et le réutiliser : roue dentée dans le menu du haut → Nastavení (Paramètres) → Přístupová práva → Profily (Profils) → Nový profil (Nouveau profil) ; vous le choisissez ensuite chez l’utilisateur dans le champ Profil.

Clé API

Roue dentée dans le menu du haut → Nastavení → Rozšíření (Extensions) → API → FLOWii REST API. La clé s’affiche sous API klíč (Clé API) – copiez-la.

ID de l’entreprise

Uniquement si l’identifiant de l’utilisateur donne accès à plusieurs entreprises. Inutile de chercher l’ID : le test de connexion dans draften liste les entreprises avec leur ID.

Dans draften

1. Ouvrez Organisation → Intégrations et, dans la carte Intégrations, renseignez :
   • Système – FLOWii,
   • Nom – par exemple FLOWii – ventes,
   • E-mail de connexion de l’utilisateur – l’e-mail de l’utilisateur de l’étape précédente,
   • ID de l’entreprise (facultatif) – vide si l’utilisateur ne voit qu’une seule entreprise,
   • Mot de passe de l’utilisateur et Clé API.

   Cliquez sur Ajouter une connexion. Le mot de passe et la clé sont stockés chiffrés et ne sont plus jamais affichés.

2. Dans la ligne de la connexion, ouvrez le menu ⋯ → Tester la connexion. Au bout d’un instant s’affiche « Connexion opérationnelle (…), compte … » avec le nom de l’entreprise. Si l’utilisateur voit plusieurs entreprises, le test écrit « La connexion donne accès à ces entreprises – indiquez l’ID de la bonne dans « ID de l’entreprise » » ; complétez l’ID et relancez le test. Les modules que l’utilisateur n’a pas le droit de lire sont listés sous « Non disponible avec ce jeton : » (les noms des modules sont en slovaque, tels que FLOWii les renvoie).
3. Dans la partie Quelles boîtes mail peuvent utiliser la connexion, cliquez sur Accorder à côté d’une boîte mail, cochez ce que l’assistant peut lire, puis cliquez sur Enregistrer l’accès :
   • Contact et partenaire,
   • Affaires et, en dessous, Revenus prévus,
   • Commandes,
   • Événements et tâches et, en dessous, Notes des événements.
4. L’éditeur de l’assistant ajoute ensuite, dans Paramètres de l’assistant → Connaissances, une source de type système externe et choisit ce que l’assistant lit réellement – voir Connecter un CRM et d’autres systèmes.

Lorsque le mot de passe de l’utilisateur change, la connexion cesse de fonctionner. Saisissez le nouveau mot de passe dans les champs sous Nouveau secret d’accès de la connexion (le mot de passe et la clé API) et cliquez sur Remplacer ; puis relancez Tester la connexion.

Erreurs du test de connexion

Le message du test est en anglais ; il vient directement de FLOWii ou de draften :