Der Assistent liest in FLOWii, wer ihm schreibt: den Kontakt und den Partner, Geschäftsfälle, Aufträge sowie Ereignisse und Aufgaben. In FLOWii schreibt er nie. Was er genau lesen darf, legen Sie für jedes Postfach einzeln fest. Wie Anbindungen in draften allgemein funktionieren, beschreibt die Seite Integrationen.
Was Sie brauchen
- FLOWii mit einer kostenpflichtigen Lizenz – die Lizenz FREE hat keine API.
- Einen Administrator von FLOWii – nur er stellt die Zugriffsrechte eines Nutzers ein.
- In draften den Inhaber oder einen Manager der Organisation.
In FLOWii
FLOWii meldet sich über die API mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort eines Nutzers an, dazu mit einem API-Schlüssel. draften braucht also das Passwort des Nutzers – legen Sie deshalb für den Assistenten einen eigenen Nutzer mit möglichst engen Rechten an, nicht das Konto eines Menschen.
Ein Nutzer mit möglichst engen Rechten
- Öffnen Sie Firma → Uživatelé (Nutzer) → Nový uživatel (neuer Nutzer). Füllen Sie Vorname, Nachname und die Anmelde-E-Mail aus – merken Sie sie sich, draften braucht sie.
- Öffnen Sie den neuen Nutzer → Reiter Přístupová práva (Zugriffsrechte). Wählen Sie bei den Modulen, die der Assistent lesen soll, Prohlížení (Ansehen), bei allen anderen Zakázaný (verboten):
- Partneři (Partner) – Kontakt und Partner,
- Obchodní případy (Geschäftsfälle),
- Zakázky (Aufträge),
- Události (Ereignisse) und Úlohy (Aufgaben).
- Der Nutzer muss aktiv sein und ein Passwort haben. Aktiviert wird er vom Administrator; das Passwort setzt er bei der ersten Anmeldung. Jeder Nutzer ist in FLOWii eine kostenpflichtige Lizenz.
Dieselben Rechte können Sie als Profil speichern und wiederverwenden: Zahnrad im oberen Menü → Nastavení (Einstellungen) → Přístupová práva → Profily (Profile) → Nový profil (neues Profil); beim Nutzer wählen Sie es dann im Feld Profil aus.
API-Schlüssel
Zahnrad im oberen Menü → Nastavení → Rozšíření (Erweiterungen) → API → FLOWii REST API. Es erscheint der API klíč (API-Schlüssel) – kopieren Sie ihn.
Firmen-ID
Nur wenn die Anmeldung des Nutzers mehrere Firmen erreicht. Die ID müssen Sie nicht suchen: Der Verbindungstest in draften listet die Firmen samt ihren IDs auf.
In draften
- Öffnen Sie Organisation → Integrationen und füllen Sie in der Karte Integrationen aus:
- System – FLOWii,
- Name – z. B.
FLOWii – Vertrieb, - Anmelde-E-Mail des Nutzers – die E-Mail-Adresse des Nutzers aus dem vorigen Schritt,
- Firmen-ID (optional) – leer, wenn der Nutzer nur eine Firma sieht,
- Passwort des Nutzers und API-Schlüssel.
Klicken Sie auf Anbindung hinzufügen. Passwort und Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
- Öffnen Sie in der Zeile der Anbindung das Menü ⋯ → Verbindung testen. Nach einem Moment erscheint „Verbindung in Ordnung (…), Konto …“ mit dem Namen der Firma. Sieht der Nutzer mehrere Firmen, schreibt der Test „Die Anmeldung erreicht diese Firmen – tragen Sie die ID der richtigen unter „Firmen-ID“ ein“; tragen Sie die ID ein und wiederholen Sie den Test. Module, die der Nutzer nicht lesen darf, listet der Test unter „Mit diesem Token nicht verfügbar:“ auf (die Namen der Module sind slowakisch, so wie FLOWii sie liefert).
- Klicken Sie im Abschnitt Welche Postfächer die Anbindung nutzen dürfen bei einem Postfach auf Erteilen, haken Sie an, was der Assistent lesen darf, und klicken Sie auf Berechtigung speichern:
- Kontakt und Partner,
- Geschäftsfälle und darunter Erwartete Einnahmen,
- Aufträge,
- Ereignisse und Aufgaben und darunter Notizen zu Ereignissen.
- Der Bearbeiter des Assistenten fügt dann in den Einstellungen des Assistenten → Wissen eine Quelle der Art externes System hinzu und wählt, was der Assistent tatsächlich liest – siehe Ein CRM und andere Systeme anbinden.
Wenn sich das Passwort des Nutzers ändert, funktioniert die Anbindung nicht mehr. Tragen Sie das neue Passwort bei der Anbindung in die Felder unter Neues Zugangsgeheimnis ein (Passwort und API-Schlüssel) und klicken Sie auf Ersetzen; danach wieder Verbindung testen.
Fehler beim Verbindungstest
Die Meldung des Tests ist englisch, direkt von FLOWii oder von draften:
| In der Meldung | Was das bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
the login, the password or the API key was refused | FLOWii hat die E-Mail, das Passwort oder den API-Schlüssel nicht angenommen | alle drei Angaben prüfen; der Nutzer muss aktiv und die Lizenz kostenpflichtig sein |
the login reaches N companies - set the company's id on the connection | der Nutzer sieht mehrere Firmen | die Firmen-ID laut Ausgabe des Tests eintragen |
the login does not reach company … | der Nutzer sieht die eingetragene Firmen-ID nicht | die ID korrigieren oder dem Nutzer die Firma zugänglich machen |
the login reaches no company | der Nutzer sieht keine Firma | den Nutzer einer Firma zuordnen |
the user of the login may not read this (403) | der Nutzer darf ein Modul nicht lesen | bei den nötigen Modulen Prohlížení einstellen |
FLOWii rate limit reached (429) | das tägliche Limit an API-Aufrufen ist ausgeschöpft | später erneut versuchen |