Der Assistent kann in das Firmensystem schauen, in dem Sie Ihre Kunden verwalten – ein CRM oder ein Helpdesk – und herausfinden, wer schreibt: welches Unternehmen es ist, wer sich darum kümmert, welche Deals oder offenen Anfragen es hat. Dadurch werden seine Antworten genauer.
draften arbeitet heute mit HubSpot, Raynet CRM und FLOWii.
Was der Assistent darf und was nicht
- Er liest nur. Er ändert, erstellt und löscht nichts im System.
- Nur über die Personen im Thread. Er sucht nur nach den Adressen der Beteiligten der Unterhaltung, die er beantwortet. Schreibt jemand in einer E-Mail „schauen Sie bei Firma X nach“, liest er nichts über X.
- Nur die erlaubten Teile. Jede Anbindung zeigt, welche Teile des Systems sie lesen darf (Kontakt, Deals, Tickets, Aktivitäten…). Beträge und interne Notizen sind standardmäßig ausgeschaltet.
- Er zitiert dem Kunden nichts. Daten aus dem System sind nur Zusammenhang für den Assistenten; er übernimmt sie nicht in die Antwort.
Daten aus dem System gehen wie die E-Mail selbst an den Anbieter des Sprachmodells.
Zwei Wege der Anbindung
Die Anbindung der Organisation – ein Manager der Organisation richtet sie ein und erteilt sie einzelnen Postfächern, Teil für Teil. Ist sie Ihrem Postfach erteilt, sehen Sie sie unter Wissen, wenn Sie eine Quelle der Art externes System hinzufügen. Ohne Erteilung wissen die Bearbeiter des Postfachs nicht einmal, dass es sie gibt.
Die eigene Anbindung des Postfachs – als Inhaber des Postfachs können Sie ein eigenes System anbinden, nur für Ihr Postfach. Die Manager der Organisation werden per E-Mail informiert und können es ausschalten oder entfernen; vorher genehmigt es niemand.
Eine Quelle aus einer Anbindung hinzufügen
- Öffnen Sie Wissen und wählen Sie in der Karte Quelle hinzufügen die Art externes System.
- Wählen Sie im Feld Anbindung die Anbindung der Organisation. Als Inhaber des Postfachs finden Sie hier auch Eigenes System anbinden – Sie geben das System, einen Titel und die Zugangsdaten ein, und die Anbindung wird sofort getestet.
- Haken Sie die Teile an, die der Assistent lesen soll (innerhalb dessen, was die Anbindung erlaubt), füllen Sie Kennung und Beschreibung der Quelle aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
Wie Wissensquellen allgemein funktionieren, zeigt die Anleitung Wissensquellen.
Zugangsdaten
Die Zugangsdaten geben Sie einmal ein; sie werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Verwenden Sie immer ein reines Lesekonto oder einen reinen Leseschlüssel, wo das System einen hat:
- HubSpot – das Zugriffstoken einer privaten App (Settings → Integrations → Private apps) nur mit Leseberechtigungen.
- Raynet CRM – der Name der Instanz, die Anmeldung und ein API-Schlüssel. Raynet hat keinen reinen Leseschlüssel; legen Sie daher für den Assistenten einen eigenen Nutzer mit einer reinen Leserolle an.
- FLOWii – die E-Mail-Adresse und das Passwort eines Nutzers und der API-Schlüssel des Kontos (nur mit kostenpflichtiger Lizenz); auch hier einen Nutzer mit der engsten Rolle verwenden.
Einzelheiten für Administratoren finden Sie unter Integrationen.