Každý koncept čtete před odesláním — a když je špatně, opravíte ho. Když se ale stejná chyba opakuje, je lepší opravit příčinu. Najděte svůj případ.
Asistent tvrdí něco, co není pravda
Uvádí špatnou cenu, lhůtu nebo postup.
- Nejdřív zkontrolujte zdroje znalostí: je tam ta informace, a je správně? Když ceník říká starou cenu, asistent ji opíše. Opravte zdroj — návod Zdroje znalostí.
- Když informace ve zdrojích chybí, doplňte ji jako znalost (krátký fakt). Nebo schvalte opravu faktu, kterou asistent navrhne v sekci Učení.
- Když by informaci našel jen ve staré poště, může sahat po zastaralé odpovědi. Zkraťte stáří faktů v archivu schránky.
Asistent si vymýšlí
Uvádí fakta, která nikde nejsou. Nejčastěji proto, že mu chybí zdroj — bez něj odpovídá jen z toho, co vyčte ze zprávy a pošty. Přidejte zdroj a v pokynu Znalosti mu napište, že údaje, které ve zdrojích nenajde, nemá vymýšlet a má napsat, že je upřesníte.
Píše jinak, než chcete
Tón, délka, oslovení, podpis, stavba odpovědi. To řídí pokyn Styl. Upravte ho — návod Pokyny. Když stejnou věc opravujete v konceptech opakovaně, asistent sám navrhne poučení; schválíte ho v sekci Učení.
Odpovídá na poštu, na kterou nemá
Nebo naopak vynechává poštu, na kterou odpovídat má. To řídí pokyn Filtr. Viz i Proč některá zpráva nemá koncept.
Řeší sám, co měl předat
Nebo předává, co by zvládl. To řídí pokyn Směrování: kdy odpovědět sám, kdy odpovědět a předat kolegovi a kdy neodpovídat.
Jen tento jeden koncept
Když je chyba jednorázová, nechte koncept přepracovat pokynem: napíšete, co je špatně, a asistent ho přepíše — v draftenu nebo rovnou v poště přes @jméno. Návod Přepracování konceptu pokynem.
Než změnu pustíte naostro
Změnu pokynů vyzkoušejte na zkušební sadě: uvidíte, jak by asistent odpověděl na uložené zprávy před změnou a po ní.
Pořád to nesedí
Když se agenda schránky hodně změnila, nechte průvodce napsat pokyny znovu z vaší pošty — návod Přepsat pokyny podle pošty.