Organisation → E-Mail-Versand legt fest, von wo draften E-Mails an die Personen der Organisation sendet: Einladungen für neue Mitglieder, Links zum Festlegen eines Passworts, Hinweise, dass ein Assistent in den Echtbetrieb gewechselt ist oder dass ein Postfach ein eigenes System angebunden hat.
Sonst wird von hier nichts gesendet. Antworten an Kunden bleiben Entwürfe, und senden tut sie immer ein Mensch aus seinem eigenen Postfach.
Zwei Möglichkeiten
SMTP-Server – Ihr Mailserver: Adresse des Servers, Port, Verschlüsselung (STARTTLS, TLS oder keine), Benutzer und Passwort.
Brevo (API) – ein Dienst für den E-Mail-Versand. Den API-Schlüssel finden Sie unter Brevo → Settings → SMTP & API → API keys; der Absender muss in Brevo bestätigt sein (Senders & IP).
Bei beiden tragen Sie den Absender ein – die Adresse und den Namen, von denen die Einladungen kommen. Das Passwort bzw. der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; lassen Sie das Feld bei einer späteren Bearbeitung leer, um es zu behalten.
Der Standard-Absender der Installation
Hat eine Organisation keinen eigenen Absender, wird der Standard der Installation verwendet (festgelegt vom Betreiber von draften). Das steht in der Karte; einen eigenen legen Sie mit Eigenen festlegen fest. Der eigene Absender der Organisation hat immer Vorrang.
Prüfen
Testnachricht senden sendet eine Test-E-Mail an Ihre Adresse. Schlägt das Senden fehl, sehen Sie, warum. Beim Absender steht außerdem, wann er zuletzt verwendet wurde.
Ohne Absender
Ohne Absender der Organisation oder der Installation werden keine Einladungen verschickt. Ein Mitglied wird hinzugefügt, aber nicht benachrichtigt:
- in einer Organisation, die sich mit Microsoft oder Google anmeldet, meldet es sich mit dem Konto der Organisation an – Sie müssen es ihm nur selbst sagen;
- in einer Organisation, die sich mit Passwörtern anmeldet, hat es keine Möglichkeit, eines festzulegen – niemand Neues kann sich anmelden.