Le autorizzazioni in draften stanno su tre livelli: l’organizzazione, la casella e l’installazione. I ruoli nell’organizzazione si impostano sulle persone, i ruoli sulla casella nella casella stessa.
Ruoli nell’organizzazione
Li imposti in Organizzazione → Persone e ruoli.
| Ruolo | Può |
|---|---|
| proprietario | tutto ciò che può un gestore, e in più nominare e rimuovere altri proprietari. Ha i diritti di proprietario su ogni casella |
| gestore | invitare persone, aggiungere e collegare caselle, gestire le chiavi dei modelli, i collegamenti ai CRM e l’invio della posta, e leggere la cronologia delle modifiche. Ha i diritti di editor su ogni casella |
| membro | vede solo le caselle a cui ha ricevuto l’accesso, con il ruolo che ha lì |
L’ultimo proprietario di un’organizzazione resta – non può essere rimosso. Rimuovere qualcuno dall’organizzazione gli toglie anche l’accesso alle caselle.
La maggior parte delle persone in un’azienda sono membri. Dai il ruolo di gestore solo a chi configura davvero caselle e accessi.
Ruoli sulla casella
Li imposta il proprietario della casella in Impostazioni → Casella e accesso, sotto Accesso alla casella. I proprietari e i gestori dell’organizzazione hanno sempre accesso; tutti gli altri secondo il ruolo che assegni loro qui.
| Ruolo | Può |
|---|---|
| sola lettura | guardare bozze, posta, attività. Non cambia nulla |
| editor | lo stesso, e in più cambiare impostazioni, istruzioni e conoscenze, e decidere in Apprendimento |
| proprietario | lo stesso, e in più gestire gli assistenti della casella, il loro nome e la loro firma, le chiavi e gli accessi della casella; può collegare un proprio CRM solo per questa casella |
La guida per gli utenti è scritta per l’editor: tratta il lavoro con le bozze, le istruzioni, le conoscenze e l’apprendimento.
L’operatore dell’installazione
Sopra le organizzazioni c’è un altro livello: l’operatore, la persona che gestisce l’installazione. Vede Installazione: le organizzazioni, gli inviti a crearne una, le chiavi predefinite dei modelli e il mittente della posta, e la pagina Gestione. Non vede nulla all’interno di un’organizzazione: la crea o invia un invito a crearla, nomina un proprietario, la sospende o la elimina; il resto lo gestiscono i proprietari.
Per il servizio cloud l’operatore è draften; nella tua installazione è il tuo amministratore. Maggiori dettagli in Installazione.
Cosa i ruoli non possono fare
- Un ruolo non cambia la rete di sicurezza. Nemmeno un proprietario può permettere all’assistente di inviare o eliminare posta – draften non ha un accesso del genere alla casella. Vedi La rete di sicurezza.
- Un ruolo non è l’accesso alla casella. Perché l’assistente veda la posta, la casella deve essere collegata; è una cosa separata, vedi Aggiungere e collegare una casella.
Chi ha cambiato cosa
Ogni modifica di un ruolo, di un’istruzione o di un’impostazione viene scritta nella cronologia delle modifiche: chi, cosa, da cosa a cosa e quando. La registrazione non si può modificare né eliminare.
Invitare qualcuno
- Apri Organizzazione → Persone e ruoli.
- Fai clic su Aggiungi membro e inserisci un indirizzo email.
- Scegli il ruolo nell’organizzazione. L’accesso a una determinata casella si aggiunge separatamente.
- L’invito parte dall’indirizzo che l’organizzazione ha impostato per l’invio della posta. Se l’organizzazione non ne ha uno proprio, arriva dall’operatore dell’installazione. Mai dalla casella dell’assistente.
Il link per impostare la password è valido 7 giorni. Chi accede a draften con un account Microsoft o Google non ha bisogno di alcun link per la password – l’invito gli dice solo dove accedere.
Inviare di nuovo un invito invalida il vecchio link e fa ripartire il periodo. Se qualcuno ha ancora aperto il vecchio invito, digli di usare quello nuovo.