Los permisos en draften están en tres niveles: la organización, el buzón y la instalación. Los roles de la organización se asignan a las personas; los roles del buzón, en el propio buzón.
Roles en la organización
Se asignan en Organización › Personas y roles.
| Rol | Puede |
|---|---|
| propietario | todo lo que puede un administrador y, además, nombrar y quitar a otros propietarios. Tiene derechos de propietario en todos los buzones |
| administrador | invitar a personas, añadir y conectar buzones, administrar las claves de los modelos, las conexiones con el CRM y el envío de correo, y consultar el historial de cambios. Tiene derechos de editor en todos los buzones |
| miembro | ve solo los buzones a los que se le dio acceso, con el rol que tiene en cada uno |
El último propietario de una organización se queda: no se le puede quitar. Quitar a alguien de la organización le retira también el acceso a los buzones.
La mayoría de las personas de una empresa son miembros. Dé el rol de administrador solo a quien de verdad configura buzones y accesos.
Roles en un buzón
Los asigna el propietario del buzón en Configuración › Buzón y acceso, en Acceso al buzón. Los propietarios y los administradores de la organización siempre tienen acceso; los demás, según el rol que usted les dé aquí.
| Rol | Puede |
|---|---|
| solo lectura | ver borradores, correo, actividad. No cambia nada |
| editor | lo mismo y, además, cambiar la configuración, las instrucciones y la base de conocimiento, y decidir en Aprendizaje |
| propietario | lo mismo y, además, administrar los asistentes del buzón, su nombre y su firma, las claves y el acceso del buzón; puede conectar un CRM propio solo para este buzón |
La ayuda para usuarios está escrita para el editor: trata del trabajo con borradores, instrucciones, base de conocimiento y aprendizaje.
El operador de la instalación
Por encima de las organizaciones hay un nivel más: el operador, la persona que gestiona la instalación. Ve Instalación: las organizaciones, las invitaciones para crear una, las claves de modelo predeterminadas y el remitente de correo, y la página Funcionamiento. No ve nada dentro de una organización: la crea o envía una invitación para crearla, asigna un propietario, la suspende o la elimina; los propietarios se encargan del resto.
En el servicio en la nube el operador es draften; en su propia instalación, es su administrador. Más información en Administración de la instalación.
Lo que los roles no pueden hacer
- Un rol no cambia la red de seguridad. Ni siquiera un propietario puede permitir que el asistente envíe o elimine correo: draften no tiene ese acceso al buzón. Vea La red de seguridad.
- Un rol no es acceso al buzón. Para que el asistente vea el correo, el buzón tiene que estar conectado; eso es aparte, vea «Añadir y conectar un buzón».
Quién cambió qué
Cada cambio de un rol, de una instrucción o de una configuración se anota en el historial de cambios: quién, qué, de qué a qué y cuándo. El registro no se puede editar ni eliminar.
Invitar a alguien
- Abra Organización › Personas y roles.
- Haga clic en Añadir miembro e introduzca una dirección de correo electrónico.
- Elija el rol en la organización. El acceso a un buzón concreto se añade por separado.
- La invitación se envía desde la dirección que la organización tiene configurada para el envío de correo. Si la organización no tiene una propia, llega desde el operador de la instalación. Nunca desde el buzón del asistente.
El enlace para establecer la contraseña es válido durante 7 días. Quien inicia sesión en draften con una cuenta de Microsoft o Google no necesita ningún enlace de contraseña: la invitación solo le indica dónde iniciar sesión.
Volver a enviar una invitación invalida el enlace anterior y el plazo vuelve a empezar. Si alguien todavía tiene abierta la invitación anterior, dígale que use la nueva.