As permissões no draften ficam em três níveis: a organização, a caixa de e-mail e a instalação. Os perfis de acesso da organização são definidos nas pessoas; os da caixa de e-mail, na própria caixa.
Perfis de acesso na organização
Defina-os em Organização → Pessoas e perfis de acesso.
| Perfil de acesso | Pode |
|---|---|
| proprietário | tudo o que um administrador pode e, além disso, tornar outras pessoas proprietárias e removê-las. Tem direitos de proprietário em todas as caixas de e-mail |
| administrador | convidar pessoas, adicionar e conectar caixas de e-mail, gerenciar as chaves dos modelos, as conexões com CRMs e o envio de e-mails, e ler o histórico de alterações. Tem direitos de editor em todas as caixas de e-mail |
| membro | vê só as caixas de e-mail às quais recebeu acesso, com o perfil de acesso que tem nelas |
O último proprietário de uma organização permanece – não pode ser removido. Remover alguém da organização também tira o acesso dessa pessoa às caixas de e-mail.
A maioria das pessoas de uma empresa são membros. Dê o perfil de administrador só a quem de fato configura caixas de e-mail e acessos.
Perfis de acesso em uma caixa de e-mail
O proprietário da caixa de e-mail os define em Configurações → Caixa de e-mail e acesso, na parte Acesso à caixa de e-mail. Os proprietários e os administradores da organização sempre têm acesso; todos os demais, conforme o perfil de acesso que você der aqui.
| Perfil de acesso | Pode |
|---|---|
| somente leitura | ver rascunhos, e-mails, atividade. Não altera nada |
| editor | o mesmo e, além disso, alterar configurações, instruções e conhecimento, e decidir em Aprendizado |
| proprietário | o mesmo e, além disso, gerenciar os assistentes da caixa de e-mail, o nome e a assinatura deles, as chaves e os acessos da caixa; pode conectar um CRM próprio só para esta caixa de e-mail |
A ajuda para usuários foi escrita para o editor: ela trata do trabalho com rascunhos, instruções, conhecimento e aprendizado.
O operador da instalação
Acima das organizações existe mais um nível: o operador, a pessoa que opera a instalação. Ele vê Instalação: as organizações, os convites para criar uma, as chaves de modelo padrão e o remetente de e-mails padrão, e a página Operação. Ele não vê nada dentro de uma organização: ele a cria ou envia um convite para criá-la, define um proprietário, a suspende ou a apaga; o resto fica com os proprietários.
No serviço em nuvem, o operador é o draften; na sua própria instalação, é o seu administrador. Mais em Instalação.
O que os perfis de acesso não fazem
- Um perfil de acesso não muda a rede de segurança. Nem um proprietário consegue deixar o assistente enviar ou apagar e-mails – o draften não tem esse tipo de acesso à caixa de e-mail. Veja A rede de segurança.
- Um perfil de acesso não é acesso à caixa de e-mail. Para o assistente ver os e-mails, a caixa de e-mail precisa estar conectada; isso é à parte, veja Conectar uma caixa de e-mail.
Quem alterou o quê
Toda alteração de um perfil de acesso, de uma instrução ou de uma configuração é registrada no histórico de alterações: quem, o quê, de quê para quê e quando. O registro não pode ser editado nem apagado.
Convidar alguém
- Abra Organização → Pessoas e perfis de acesso.
- Clique em Adicionar membro e informe um endereço de e-mail.
- Escolha o perfil de acesso na organização. O acesso a uma caixa de e-mail específica é adicionado à parte.
- O convite é enviado do endereço que a organização definiu para o envio de e-mails. Se a organização não tiver um próprio, ele vem do operador da instalação. Nunca da caixa de e-mail do assistente.
O link para definir a senha vale por 7 dias. Quem entra no draften com uma conta Microsoft ou Google não precisa de link de senha – o convite só diz onde entrar.
Enviar o convite de novo invalida o link antigo e reinicia o prazo. Se alguém ainda estiver com o convite antigo aberto, peça que use o novo.