Dans draften, les autorisations se situent à trois niveaux : l’organisation, la boîte mail et l’installation. Les rôles de l’organisation se définissent sur les personnes, les rôles de la boîte mail sur la boîte mail elle-même.
Rôles dans l’organisation
Définissez-les dans Organisation → Personnes et rôles.
| Rôle | Peut |
|---|---|
| propriétaire | tout ce que peut un gestionnaire, et en plus désigner et retirer d’autres propriétaires. A les droits de propriétaire sur toutes les boîtes mail |
| gestionnaire | inviter des personnes, ajouter et connecter des boîtes mail, gérer les clés des modèles, les connexions CRM et l’envoi des e-mails, et consulter l’historique des modifications. A les droits d’éditeur sur toutes les boîtes mail |
| membre | ne voit que les boîtes mail auxquelles on lui a donné accès, avec le rôle qu’il y a |
Le dernier propriétaire d’une organisation reste – il ne peut pas être retiré. Retirer quelqu’un de l’organisation lui retire aussi ses accès aux boîtes mail.
Dans une entreprise, la plupart des personnes sont des membres. Ne donnez le rôle de gestionnaire qu’à quelqu’un qui configure réellement les boîtes mail et les accès.
Rôles sur une boîte mail
Le propriétaire de la boîte mail les définit dans Paramètres → Boîte mail et accès, sous Accès à la boîte mail. Les propriétaires et gestionnaires de l’organisation y ont toujours accès ; toutes les autres personnes selon le rôle que vous leur attribuez ici.
| Rôle | Peut |
|---|---|
| lecture seule | consulter les brouillons, les e-mails, l’activité. Ne modifie rien |
| éditeur | la même chose, et en plus modifier les paramètres, les consignes et les connaissances, et décider dans Apprentissage |
| propriétaire | la même chose, et en plus gérer les assistants de la boîte mail, leur nom et leur signature, les clés et les accès de la boîte mail ; peut connecter son propre CRM pour cette boîte mail uniquement |
L’aide pour les utilisateurs est écrite pour l’éditeur : elle couvre le travail avec les brouillons, les consignes, les connaissances et l’apprentissage.
L’exploitant de l’installation
Au-dessus des organisations, il existe encore un niveau : l’exploitant, la personne qui fait fonctionner l’installation. Il voit Installation : les organisations, les invitations à en créer une, les clés de modèles et l’expéditeur par défaut, et la page Exploitation. Il ne voit rien à l’intérieur d’une organisation : il la crée ou envoie une invitation à la créer, désigne un propriétaire, la suspend ou la supprime ; les propriétaires gèrent le reste.
Pour le service cloud, l’exploitant est draften ; sur votre propre installation, c’est votre administrateur. Plus de détails dans Administration de l’installation.
Ce que les rôles ne peuvent pas faire
- Un rôle ne change rien aux garde-fous. Même un propriétaire ne peut pas permettre à l’assistant d’envoyer ou de supprimer des e-mails – draften n’a pas un tel accès à la boîte mail. Voir Les garde-fous.
- Un rôle n’est pas un accès à la boîte mail. Pour que l’assistant voie les e-mails, la boîte mail doit être connectée ; c’est distinct, voir Ajouter et connecter une boîte mail.
Qui a modifié quoi
Chaque modification d’un rôle, d’une consigne ou d’un paramètre est inscrite dans l’historique des modifications : qui, quoi, de quoi en quoi et quand. Le journal ne peut être ni modifié ni supprimé.
Inviter quelqu’un
- Ouvrez Organisation → Personnes et rôles.
- Cliquez sur Ajouter un membre et saisissez une adresse e-mail.
- Choisissez le rôle dans l’organisation. L’accès à une boîte mail précise s’ajoute séparément.
- L’invitation est envoyée depuis l’adresse que l’organisation a définie pour l’envoi des e-mails. Si l’organisation n’en a pas, elle vient de l’exploitant de l’installation. Jamais depuis la boîte mail de l’assistant.
Le lien pour définir un mot de passe est valable 7 jours. Une personne qui se connecte à draften avec un compte Microsoft ou Google n’a besoin d’aucun lien de mot de passe – l’invitation lui indique seulement où se connecter.
Renvoyer une invitation invalide l’ancien lien et fait repartir le délai de zéro. Si quelqu’un a encore l’ancienne invitation ouverte, dites-lui d’utiliser la nouvelle.