Étape 1 sur 8

Ce qui est arrivé dans la boîte mail

À l’écranDans E-mails, la liste de tous les messages que l’assistant a vus sur la période choisie.

À faireChaque ligne correspond à un message reçu : quand il est arrivé, de qui, son objet et ce que l’assistant en a fait. Là où il y a un brouillon, le lien Brouillon mène directement à la réponse préparée.

Étape 2 sur 8

Choisir un statut

À l’écranAu-dessus de la liste, des boutons avec les statuts et leur nombre.

À faireCliquez sur un statut pour ne voir que ces messages. brouillon – l’assistant a préparé une réponse. écarté – d’après la consigne Filtre, le message n’appelle pas de réponse. automatique – un e-mail envoyé par une machine (notifications, réponses automatiques), que l’assistant ne lit pas du tout. pas de réponse – l’assistant a lu le message et a décidé qu’aucune réponse n’était nécessaire.

RemarquePlus rarement, vous verrez limite (le message s’est heurté à l’une des limites de Comportement et limites), rejeté (le brouillon n’a pas passé un contrôle et n’a pas été créé) ou en échec (même la troisième tentative a échoué). Plus de détails dans Pourquoi certains e-mails n’ont pas de brouillon.

Étape 3 sur 8

Trouver un message

À l’écranLe champ de recherche et la période.

À faireSaisissez une partie de l’objet, ou le nom ou l’adresse de l’expéditeur. À côté, vous choisissez jusqu’où remonte la liste.

RemarqueL’option tout (les 90 derniers jours) affiche les messages de toute la durée de conservation des données ; les plus anciens sont supprimés.

Étape 4 sur 8

La décision de l’assistant

À l’écranLa colonne Décision pour les messages auxquels l’assistant a rédigé une réponse.

À fairerépondre – le brouillon répond seul. transmettre – le brouillon répond à ce qu’il peut et indique que l’affaire est transmise (d’après la consigne Aiguillage). ne pas répondre – aucun brouillon n’a été créé.

Étape 5 sur 8

Pourquoi l’assistant a décidé ainsi

À l’écranLa ligne dépliée d’un message écarté, avec le motif et le coût.

À faireCliquez sur la ligne (ou sur la flèche à droite). En dessous, vous voyez pourquoi l’assistant a pris cette décision et ce qu’a coûté le traitement du message.

Étape 6 sur 8

Quand il s’est trompé

À l’écranTrois boutons dans la ligne dépliée.

À faireRédiger un brouillon rédige immédiatement une réponse, quelle que soit la décision de l’assistant. Traiter à nouveau fait repasser le message par tout le circuit, comme s’il venait d’arriver – utile après une modification des consignes. Ajouter au jeu de test enregistre le message pour que vous puissiez y essayer des modifications des consignes.

RemarqueLe propriétaire et les éditeurs de l’assistant voient ces boutons. Quand l’assistant écarte des e-mails qu’il ne devrait pas écarter, ajustez la consigne Filtre.

Étape 7 sur 8

Le détail du message

À l’écranAprès un clic sur l’objet, la page du message avec la carte Tri.

À faireTout est réuni ici : comment l’assistant a trié le message et pourquoi, ce qu’il a décidé pour la réponse, ce qu’a coûté le traitement et combien de tentatives il y a eu. Les trois mêmes boutons se trouvent en haut à droite.

Étape 8 sur 8

Brouillons pour ce message

À l’écranSous le tri, les brouillons créés pour le message.

À faireCliquez sur le numéro d’un brouillon pour l’ouvrir. Quand vous faites traiter le message à nouveau ou demandez un brouillon, un nouveau brouillon apparaît ici.