Die Wörter, die Sie in draften sehen, und was dahintersteckt. Sie reichen für diese ganze Hilfe.
Die Grundlagen
Assistent – der Helfer, der zu einem Postfach gehört. Er hat einen Namen, eine Signatur und eigene Anweisungen. Eine Organisation kann mehrere haben; ein Postfach kann sogar mehr als einen haben, zum Beispiel einen pro Adresse, von der Antworten ausgehen.
Entwurf – eine Antwort, die draften geschrieben und in Ihrem Postfach gespeichert hat. Solange Sie sie nicht senden, ist nichts geschehen.
Abruf der Post – ein Durchgang durch das Postfach: draften schaut, was angekommen ist, sortiert es und schreibt Entwürfe zu den Nachrichten, die einen verdienen. Er läuft von selbst in einem festen Abstand; Post abrufen startet ihn sofort.
Probemodus – der Assistent arbeitet vollständig, aber seine Entwürfe sehen Sie nur in draften; ins Postfach gelangt nichts. Er ist zum Ausprobieren da. Das Gegenteil ist der Echtbetrieb.
Pausierter Assistent – er liest keine Post und schreibt keine Entwürfe, bis Sie auf Assistent starten klicken.
Was die Antworten steuert
Anweisungen – die vier Texte, die der Assistent zu jeder Antwort erhält:
| Anweisung | Was sie regelt |
|---|---|
| Wissen | wer Sie sind, was Sie anbieten, wie die Quellen zu verwenden sind |
| Filter | was eine Antwort bekommt und was nicht |
| Stil | Ton und Form einer Antwort |
| Zuständigkeiten | selbst antworten / antworten und übergeben / nicht antworten |
Wissen – die Quellen der Fakten: eine Website mit Anleitungen, Dokumente, Links, Angaben, die Sie aufschreiben, und eine Anbindung an Ihr CRM. Was dort nicht steht, weiß der Assistent nicht.
Anhänge – Dateien, die der Assistent an eine Antwort anhängen darf, jede mit einem Satz, wann.
Lektion – eine Regel fürs Schreiben, die draften aus Ihren Änderungen abgeleitet hat („die Signatur kommt unter den Absatz, nicht hinter die Anrede“). In die Antworten gelangt sie erst, wenn Sie sie unter Lernen freigeben. Neben Lektionen finden Sie dort auch Faktenkorrekturen – Stellen, an denen der Assistent das eine sagte und Sie dann etwas anderes geschrieben haben.
Testsammlung – gespeicherte Nachrichten, an denen sich eine Änderung der Anweisungen ausprobieren lässt, ohne das Postfach anzurühren. Sie vergleichen die Entwürfe vorher und nachher.
Die Zustände, die Sie sehen
Der Zustand eines Entwurfs unter Entwürfe:
| Zustand | Was er bedeutet |
|---|---|
| bereit zum Senden | der Entwurf ist geschrieben und liegt in Ihrem Postfach |
| unverändert gesendet | Sie haben ihn so gesendet, wie er war |
| mit Änderungen gesendet (mind. die Hälfte blieb) | Sie haben vor dem Senden etwas geändert |
| durch Ihre eigene Antwort ersetzt | Sie haben auf Ihre Art geantwortet; weniger als die Hälfte des Entwurfs blieb übrig |
| gelöscht | Sie haben den Entwurf verworfen und keine eigene Antwort geschrieben |
| unerledigt | der Entwurf lag 14 Tage unberührt, und draften verfolgt ihn nicht mehr |
| Probemodus | der Entwurf wurde im Probemodus geschrieben und gelangte nie ins Postfach |
Der Zustand einer Nachricht unter E-Mails:
| Zustand | Was er bedeutet |
|---|---|
| Entwurf | der Assistent hat eine Antwort geschrieben |
| übersprungen | nicht für den Assistenten – laut Filter erledigen Sie das selbst |
| keine Antwort | der Assistent hat entschieden, dass diese Nachricht nicht beantwortet wird |
| automatisch | ein Roboter, eine Bestätigung, Massenversand; kein Modell hat sie gelesen |
| Limit | das Tageslimit oder das Kostenlimit war erreicht |
| verworfen | der Entwurf hat eine Prüfung nicht bestanden (Signatur, Link, Empfänger) und wurde nicht angelegt |
| fehlgeschlagen | die Verarbeitung ist auch beim dritten Versuch nicht gelungen |
| wartet | die Nachricht muss noch verarbeitet werden |
Jede Nachricht zeigt außerdem die Entscheidung des Assistenten: antworten, übergeben (er beantwortet, was er kann, und sagt, dass er die Sache weitergibt) oder nicht antworten.
Wörter, die Sie von Technikern hören
Sie brauchen sie nicht, aber das bedeuten sie.
Modell – das Sprachmodell, das den Text schreibt. draften verwendet mehrere: ein günstigeres zum Sortieren und Lernen, ein stärkeres zum Schreiben der Antworten. Mehr unter Modelle und Preise.
Organisation – Ihre Firma in draften. Postfächer, Assistenten und Personen gehören zu ihr.
Rolle – was jede Person darf. Im Detail in der Hilfe für Administratoren.