HubSpot: Anbindung

Der Assistent liest in HubSpot, wer ihm schreibt: den Kontakt und das Unternehmen, Deals und Support-Tickets. In HubSpot schreibt er nie. Was er genau lesen darf, legen Sie für jedes Postfach einzeln fest. Wie Anbindungen in draften allgemein funktionieren, beschreibt die Seite Integrationen.

Was Sie brauchen

• Ein HubSpot-Konto mit den Rechten super admin (oder mit der Berechtigung Developer tools access) – nur ein solches Konto erstellt einen Schlüssel für die API.
• In draften den Inhaber oder einen Manager der Organisation.

draften braucht einen API-Schlüssel nur mit Leseberechtigungen. HubSpot stellt ihn heute als service key aus. Ältere Konten können auch noch ein früheres private app-Token haben (beginnt mit pat-); es funktioniert weiter, nur neue private apps lässt HubSpot nicht mehr anlegen.

In HubSpot: service key

1. Öffnen Sie die Liste der Schlüssel: im Hauptmenü Development → Keys → Service keys (in manchen Konten Settings → Integrations → Service Keys).
2. Klicken Sie oben rechts auf Create service key und geben Sie dem Schlüssel einen Namen, z. B. draften.
3. Klicken Sie auf Add new scope. Suchen Sie im Bereich rechts (Feld Find a scope) nur diese Leseberechtigungen und haken Sie sie an:
   • crm.objects.contacts.read – Kontakte,
   • crm.objects.companies.read – Unternehmen,
   • crm.objects.owners.read – wer sich um den Kontakt kümmert,
   • crm.objects.deals.read – Deals,
   • crm.objects.tickets.read – Tickets.

   Fügen Sie nichts mit .write hinzu. Ein Schlüssel kann nur Berechtigungen erhalten, die sein Ersteller hat.

4. Erstellen Sie den Schlüssel. Klicken Sie auf seiner Seite auf Show und dann auf Copy.

Der Schlüssel lässt sich später austauschen (Rotate and expire now oder Rotate and expire later – der alte gilt dann noch 7 Tage). Tragen Sie den neuen Schlüssel in draften ein (siehe unten).

In draften

1. Öffnen Sie Organisation → Integrationen und füllen Sie in der Karte Integrationen aus:
   • System – HubSpot,
   • Name – z. B. HubSpot – Vertrieb und Support,
   • Zugangsgeheimnis – den kopierten Schlüssel.

   Klicken Sie auf Anbindung hinzufügen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

2. Öffnen Sie in der Zeile der Anbindung das Menü ⋯ → Verbindung testen. Nach einem Moment erscheint „Verbindung in Ordnung (…)“. Fehlende Berechtigungen listet der Test unter „Mit diesem Token nicht verfügbar:“ auf; hat der Schlüssel auch Schreibberechtigungen, weist er darauf hin.
3. Klicken Sie im Abschnitt Welche Postfächer die Anbindung nutzen dürfen bei einem Postfach auf Erteilen, haken Sie an, was der Assistent lesen darf, und klicken Sie auf Berechtigung speichern:
   • Kontakt und Unternehmen,
   • Deals und darunter Deal-Beträge,
   • Support-Tickets, darunter Ticket-Details und Interne Notizen eines Tickets.
4. Der Bearbeiter des Assistenten fügt dann in den Einstellungen des Assistenten → Wissen eine Quelle der Art externes System hinzu und wählt, was der Assistent tatsächlich liest – siehe Ein CRM und andere Systeme anbinden.

Wenn Sie den Schlüssel austauschen, tragen Sie den neuen bei der Anbindung unter Neues Zugangsgeheimnis ein und klicken Sie auf Ersetzen; danach wieder Verbindung testen.

Fehler beim Verbindungstest

Die Meldung des Tests ist englisch, direkt von HubSpot oder von draften: