Oprávnění v draftenu jsou na třech úrovních: organizace, schránka a instalace. Role organizace se nastavují u lidí, role schránky u té schránky.
Role v organizaci
Nastavíte je v Organizace → Lidé a role.
| Role | Co smí |
|---|---|
| Vlastník | vše, co správce, a navíc dělá a odebírá další vlastníky. U všech schránek má práva vlastníka |
| Správce | zvát lidi, zakládat a připojovat schránky, spravovat klíče k modelům, napojení na CRM, odesílání pošty a číst historii změn. U všech schránek má práva editora |
| Člen | vidí jen schránky, ke kterým dostal přístup, s rolí, kterou tam má |
Poslední vlastník organizace zůstává — odebrat ho nejde. Když někoho z organizace odeberete, přijde i o přístupy ke schránkám.
Většina lidí ve firmě je člen. Roli správce dávejte jen tomu, kdo opravdu nastavuje schránky a přístupy.
Role u schránky
Nastaví je vlastník schránky v Nastavení → Schránka a přístup, část Přístupy ke schránce. Vlastník a správci organizace mají přístup vždy, ostatní podle role, kterou jim tu dáte.
| Role | Co smí |
|---|---|
| jen čtení | prohlížet koncepty, poštu, aktivitu. Nic nemění |
| editor | totéž, a navíc měnit nastavení, pokyny a znalosti a rozhodovat v Učení |
| vlastník | totéž, a navíc spravovat asistenty schránky, jejich jméno a podpis, klíče schránky a přístupy ke schránce; smí si napojit vlastní CRM jen pro tuto schránku |
Nápověda pro uživatele je psaná pro editora: popisuje práci s koncepty, pokyny, znalostmi a učením.
Provozovatel instalace
Nad organizacemi stojí ještě provozovatel — ten, kdo instalaci spravuje. Vidí Správu instalace: organizace, pozvánky k založení, výchozí klíče k modelům a odesílatele pošty a stránku Provoz. Do organizací nevidí: zavede je nebo pošle pozvánku k založení, posadí vlastníka, pozastaví je nebo smaže; zbytek řídí vlastníci.
U služby v cloudu je provozovatelem draften; u vlastní instalace je to váš správce. Víc ve Správě instalace.
Co se s rolemi nedá
- Role nezmění pojistky. Ani vlastník nemůže asistentovi povolit odesílání nebo mazání pošty — takový přístup draften ke schránce nemá. Viz Pojistky.
- Role nezastoupí přístup ke schránce. Aby asistent poštu viděl, musí být schránka připojená; to je zvlášť, viz Připojení schránky.
Kdo co změnil
Každá změna role, pokynu i nastavení se zapisuje do Historie změn: kdo, co, z čeho na co a kdy. Zápis nejde smazat ani upravit.
Pozvání nového člověka
- Otevřete Organizace → Lidé a role.
- Klikněte na Pozvat a zadejte e‑mailovou adresu.
- Vyberte roli v organizaci. Přístup ke konkrétní schránce přidáte zvlášť.
- Pozvánka odejde z adresy, kterou má organizace nastavenou jako odchozí poštu. Když organizace vlastní odchozí poštu nastavenou nemá, odejde od provozovatele instalace. Ze schránky asistenta nikdy.
Odkaz na nastavení hesla v pozvánce platí 7 dní. Kdo se do draftenu hlásí účtem Microsoftu nebo Googlu, žádný odkaz na heslo nepotřebuje — pozvánka mu jen řekne, kde se přihlásit.
Když pozvánku pošlete znovu, starý odkaz tím přestane platit a lhůta začne běžet od začátku. Člověku, který má otevřenou starou pozvánku, proto řekněte, ať použije tu novou.