# Um novo assistente, passo a passo – guia

Você cria um assistente numa configuração guiada que faz a maior parte do trabalho por você. Você escolhe a caixa de e-mail e dá um nome ao assistente; a configuração guiada aprende com seus e-mails como você responde e testa as instruções em e-mails que o aprendizado nunca viu. Depois o assistente começa no modo de teste: os rascunhos dele são só um treino e nada é enviado.

**Antes de começar**

- **Uma caixa de e-mail sua** — O proprietário de uma caixa de e-mail cria o assistente dela. Uma caixa nova é adicionada pelo proprietário da organização ou por um administrador.
- **A configuração guiada Novo assistente** — Abra-a no menu do canto superior esquerdo, onde você troca de assistente.
- **Cerca de meia hora** — Na maior parte do tempo a configuração guiada trabalha sozinha – analisando os seus e-mails e testando as instruções. Os passos pagos mostram antes o custo estimado, normalmente alguns dólares.

## Passo 1 de 19: Escolha a caixa de e-mail

Na tela: As caixas de e-mail da organização. Cada uma mostra se está ativa e se já tem um assistente.

Faça isto: Clique na caixa de e-mail que o novo assistente vai responder. Você pode criar um assistente para uma caixa de e-mail da qual é proprietário.

> Observação: Deixe vazio o campo abaixo da lista – o assistente então responde a todos os e-mails da caixa. Quando a caixa de e-mail já tem um assistente, você precisa preencher um endereço próprio (um alias): o novo assistente cuida só dos e-mails enviados para ele.

## Passo 2 de 19: A caixa de e-mail não está na lista?

Na tela: O botão Adicionar uma nova caixa de e-mail.

Faça isto: Uma nova caixa de e-mail é adicionada pelo proprietário da organização ou por um administrador (os outros não veem o botão): o endereço, o nome de exibição e o tipo de e-mail. Depois clique em **Continuar**.

> Observação: Uma caixa de e-mail nova ainda não está conectada. Você a conecta quando o assistente estiver pronto, em Configurações → Caixa de e-mail e acesso: entra com a conta da caixa e permite a leitura e os rascunhos.

## Passo 3 de 19: Dê um nome ao assistente

Na tela: O campo do nome e, abaixo dele, o nome técnico com arroba.

Faça isto: Digite um nome, por exemplo o da caixa de e-mail. Abaixo do campo você vê na hora o nome técnico (aqui **@vendas**) – a palavra com que você chama o assistente direto num rascunho quando quer que ele o refaça.

> Observação: O nome técnico é definido quando o assistente é criado e nunca muda, nem quando você renomeia o assistente depois.

## Passo 4 de 19: Diga para que ele serve

Na tela: O campo Para que serve o assistente e dois idiomas abaixo dele.

Faça isto: Algumas frases com as suas palavras: o que o assistente responde e o que ele repassa. É por elas que a configuração guiada lê as suas respostas e que o assistente faz a triagem dos e-mails. **O idioma das respostas** costuma ser o idioma dos e-mails que chegam; **o idioma em que ele fala com você** vale para o que você lê: motivos, lições e as instruções que a configuração guiada escreve.

## Passo 5 de 19: Escolha como começar

Na tela: Três opções em Como começar.

Faça isto: **Aprender com seus e-mails** (recomendado): a configuração guiada lê as suas respostas, escreve as instruções e as valida. **Copiar de outro assistente**: assume as instruções daquele assistente, enquanto as configurações, inclusive os limites, começam nos valores padrão – bom para uma segunda caixa de e-mail com o mesmo trabalho. **Escrever as instruções à mão**: você pula o aprendizado. Escolha e clique em **Continuar**.

> Observação: Este guia segue com o aprendizado a partir dos seus e-mails. Com as instruções à mão, a configuração guiada tem só cinco passos: caixa de e-mail, assistente, conhecimento, instruções e início.

## Passo 6 de 19: Adicione fontes de conhecimento

Na tela: A pergunta De onde o assistente tira seus procedimentos e informações? e a lista de fontes abaixo dela.

Faça isto: Adicione o que você tem: um site com guias, uma tabela de preços, documentos, links importantes. O assistente só sabe o que está aqui. Depois clique em **Continuar**, no fim da página.

> Observação: Você pode pular este passo e adicionar fontes depois em Conhecimento. Sem elas, porém, o assistente responde só com o que lê nos seus e-mails. Os tipos de fontes estão descritos em Fontes de conhecimento.

## Passo 7 de 19: Confirme o período

Na tela: Quantos e-mails saíram da caixa nos últimos meses e a janela proposta para a amostra.

Faça isto: A configuração guiada mediu quantos e-mails você envia e propôs até quando voltar no tempo para juntar cerca de 200 conversas respondidas. A não ser que você saiba de um período atípico, deixe os números como estão e clique em **Tirar a amostra**.

> Observação: Este passo é gratuito – trabalha só com contagens, sem modelo de linguagem.

## Passo 8 de 19: Confira a amostra

Na tela: O cartão Amostra com o rótulo dados suficientes e um resumo das conversas escolhidas.

Faça isto: **dados suficientes** significa que a amostra serve. Abaixo você vê quantas conversas a configuração guiada escolheu, como elas se distribuem no tempo e de quem vêm.

> Observação: Algumas conversas ficam reservadas: o aprendizado nunca as vê. A configuração guiada as usa só no fim, para validar se as instruções funcionam.

## Passo 9 de 19: Mande descrever as conversas

Na tela: Abaixo do resumo, a estimativa de custo e o botão Descrever as conversas.

Faça isto: Clique em **Descrever as conversas**. O modelo econômico anota para cada conversa o tema, como você reagiu, o tom, o tamanho, os links e as informações. Leva um tempo; você vê o andamento na página.

> Observação: Antes de um passo que custa dinheiro você sempre vê a estimativa de custo. Mensagens inteiras não são guardadas; a configuração guiada mantém, junto com a execução, a descrição com citações e informações das suas respostas, e esses textos literais são apagados no máximo quando termina o prazo de retenção de dados – veja Onde ficam os dados, na ajuda para administradores.

## Passo 10 de 19: Revise os temas

Na tela: A tabela Temas: o que as pessoas perguntam, quantas conversas desse tipo houve e como você respondeu.

Faça isto: Confira se o retrato está certo. Marcar a primeira coluna **deixa de fora** só o que não é trabalho para o assistente – e-mails encaminhados ou assuntos pessoais.

> Observação: Não deixe de fora um tema ao qual o assistente não deve responder sozinho. Escreva-o nos comentários, no próximo passo, e ele vira uma regra de repasse.

## Passo 11 de 19: Acrescente comentários e confirme

Na tela: O cartão Confirmação das constatações com um campo para comentários.

Faça isto: Escreva o que a amostra não consegue mostrar: quem da equipe cuida do quê e o que vai para quem, o que o assistente não deve responder, em que idioma escrever. Depois clique em **Confirmar as constatações**.

> Observação: Na hora de escrever as instruções, os comentários pesam mais do que as estatísticas da amostra.

## Passo 12 de 19: Mande escrever as instruções

Na tela: Abaixo da confirmação, o cartão Instruções e fontes de conhecimento com uma estimativa de custo.

Faça isto: Clique em **Escrever as instruções**. O modelo potente lê as suas respostas na amostra e escreve as instruções do assistente a partir delas, das constatações e dos seus comentários. Nada é aplicado ainda.

## Passo 13 de 19: Leia as instruções

Na tela: O cartão Instruções com quatro campos: Conhecimento, Filtro, Estilo e Encaminhamento.

Faça isto: As instruções descrevem o seu jeito de trabalhar: de onde tirar as informações, o que responder, como escrever e quando repassar. Confira acima de tudo a saudação e a despedida, os nomes da equipe e as regras de repasse. Edite o que quiser direto no campo.

> Observação: O que cada instrução faz está explicado em Instruções.

## Passo 14 de 19: Escolha as fontes propostas

Na tela: O cartão Fontes de conhecimento propostas com caixas de seleção.

Faça isto: A configuração guiada propôs os links que você envia várias vezes e as informações que você repete. As marcadas viram fontes de conhecimento; desmarque o que você não quer.

## Passo 15 de 19: Teste as instruções

Na tela: O cartão A validação nas conversas reservadas com uma estimativa de custo.

Faça isto: Clique em **Validar nas conversas reservadas**. O assistente escreve rascunhos para as conversas que o aprendizado nunca viu, e o modelo potente compara cada um com a sua resposta real.

> Observação: A validação leva cerca de um minuto por conversa. O histórico da caixa de e-mail fica desligado durante ela, para que um rascunho não possa copiar a sua resposta.

## Passo 16 de 19: Leia o resultado da validação

Na tela: O resumo da validação e os vereditos dos rascunhos.

Faça isto: Quantos rascunhos o assistente escreveu e como se saíram: **correto**, **só a forma** (o conteúdo está certo, só o jeito de escrever foi diferente), **informação faltando** e outros. Para os e-mails que você não respondeu, o certo é pulá-los.

> Observação: Um rascunho para um e-mail que você deixou sem resposta significa que o filtro é mais frouxo do que você. Ajuste a instrução Filtro e rode a validação de novo.

## Passo 17 de 19: Acrescente o que faltou

Na tela: A seção Conhecimento que faltou na validação, com a lista de conversas abaixo dela.

Faça isto: O avaliador apontou o que o assistente não sabia ou errou. Os itens marcados viram conhecimento junto com as instruções. Clique numa conversa para ver o rascunho ao lado da sua resposta.

> Observação: Depois de editar as instruções, clique em Validar de novo com as instruções atuais – a validação roda com o que está nos campos agora.

## Passo 18 de 19: Aplique as instruções e as fontes

Na tela: O cartão Aplicar com a assinatura, o idioma e o botão Aplicar as instruções e as fontes.

Faça isto: Confira a assinatura que a configuração guiada tirou das suas respostas – o modelo a recebe literalmente. Depois clique em **Aplicar as instruções e as fontes** e, após o resumo, em **Continuar**.

> Observação: As instruções viram as versões ativas e as fontes marcadas são criadas. O assistente continua no modo de teste.

## Passo 19 de 19: Inicie o assistente

Na tela: O resumo: a caixa de e-mail, o nome com o nome técnico e a assinatura.

Faça isto: Quando estiver tudo certo, clique em **Iniciar o assistente**. Ele começa no modo de teste: você vê os rascunhos só no draften, nada vai para a caixa de e-mail.

> Observação: Passe para o modo real quando estiver satisfeito com os rascunhos – veja Modo de teste e passagem para o modo real.

**O assistente está no modo de teste** — Por enquanto os rascunhos ficam só no draften. Revise-os e, quando estiver satisfeito, passe o assistente para o modo real.

- **Uma caixa de e-mail nova?** — Conecte-a em Configurações → Caixa de e-mail e acesso, senão o assistente não lê os e-mails.
- **Rascunhos no modo de teste** — Onde encontrá-los e como passar para o modo real está no guia Modo de teste e passagem para o modo real.