# Un nuovo assistente – guida passo passo Crei un assistente con una procedura guidata che fa quasi tutto il lavoro al posto tuo. Tu scegli la casella e dai un nome all’assistente; la procedura guidata impara dalla tua posta come rispondi e mette alla prova le istruzioni su posta che l’apprendimento non ha mai visto. L’assistente parte poi in modalità di prova: le sue bozze sono solo esercizio e non si invia nulla. **Prima di iniziare** - **Una casella di cui sei proprietario** — L’assistente di una casella lo crea il suo proprietario. Una nuova casella la aggiunge il proprietario dell’organizzazione o un gestore. - **La procedura guidata Nuovo assistente** — La apri dal menu in alto a sinistra, dove cambi assistente. - **Circa mezz’ora** — Per la maggior parte del tempo la procedura guidata lavora da sola – analizza la tua posta e mette alla prova le istruzioni. I passaggi a pagamento mostrano prima il costo stimato, di solito qualche dollaro. ## Passo 1 di 19: Scegli la casella Sullo schermo: Le caselle dell’organizzazione. Per ciascuna vedi se è attiva e se ha già un assistente. Cosa fare: Clicca la casella a cui risponderà il nuovo assistente. Puoi creare un assistente per una casella di cui sei proprietario. > Nota: Lascia vuoto il campo sotto l’elenco – l’assistente risponde allora a tutta la posta della casella. Se la casella ha già un assistente, devi compilare un indirizzo proprio (un alias): il nuovo assistente si occupa solo della posta inviata a quell’indirizzo. ## Passo 2 di 19: La casella non è nell’elenco? Sullo schermo: Il pulsante Aggiungi una nuova casella. Cosa fare: Una nuova casella la aggiunge il proprietario dell’organizzazione o un gestore (gli altri non vedono il pulsante): l’indirizzo, il nome visualizzato e il tipo di posta. Poi clicca **Continua**. > Nota: Una nuova casella non è ancora collegata. La colleghi quando l’assistente è pronto, in Impostazioni → Casella e accesso: accedi con l’account della casella e consenti la lettura e le bozze. ## Passo 3 di 19: Dai un nome all’assistente Sullo schermo: Il campo del nome e, sotto, il nome tecnico con la chiocciola. Cosa fare: Scrivi un nome, per esempio come la casella. Sotto il campo vedi subito il nome tecnico (qui **@commerciale**) – la parola con cui ti rivolgi all’assistente direttamente in una bozza quando vuoi fargliela rielaborare. > Nota: Il nome tecnico si stabilisce quando crei l’assistente e non cambia più, nemmeno se in seguito rinomini l’assistente. ## Passo 4 di 19: Scrivi a cosa serve Sullo schermo: Il campo A cosa serve l’assistente e, sotto, due lingue. Cosa fare: Qualche frase con parole tue: a cosa risponde l’assistente e cosa passa ad altri. In base a questo la procedura guidata legge le tue risposte e l’assistente smista la posta. **La lingua delle risposte** è di solito la lingua della posta in arrivo; **la lingua in cui ti parla** vale per ciò che leggi tu: motivazioni, lezioni e le istruzioni scritte dalla procedura guidata. ## Passo 5 di 19: Scegli come iniziare Sullo schermo: Tre opzioni sotto Come iniziare. Cosa fare: **Impara dalla tua posta** (consigliato): la procedura guidata legge le tue risposte, scrive le istruzioni e le verifica. **Copia da un altro assistente**: riprende le istruzioni di quell’assistente, mentre le impostazioni, limiti compresi, partono dai valori predefiniti – utile per una seconda casella con lo stesso lavoro. **Scrivi le istruzioni a mano**: salti l’apprendimento. Scegli e clicca **Continua**. > Nota: La guida prosegue con l’apprendimento dalla tua posta. Con le istruzioni scritte a mano la procedura guidata ha solo cinque passaggi: casella, assistente, conoscenze, istruzioni e avvio. ## Passo 6 di 19: Aggiungi le fonti di conoscenza Sullo schermo: La domanda Da dove prende l’assistente procedure e dati? e, sotto, l’elenco delle fonti. Cosa fare: Aggiungi quello che hai: un sito web con guide, un listino, documenti, link importanti. L’assistente sa solo ciò che trova qui. Poi clicca **Continua** in fondo. > Nota: Puoi saltare questo passaggio e aggiungere le fonti più tardi in Conoscenze. Senza di esse, però, l’assistente risponde solo in base a ciò che legge nella tua posta. I tipi di fonti sono descritti in Fonti di conoscenza. ## Passo 7 di 19: Conferma il periodo Sullo schermo: Quanta posta è uscita dalla casella negli ultimi mesi e la finestra proposta per il campione. Cosa fare: La procedura guidata ha misurato quanta posta invii e ha proposto fin dove risalire per avere circa 200 conversazioni con risposta. Se non ti risulta un periodo insolito, lascia i numeri come sono e clicca **Prendi il campione**. > Nota: Questo passaggio è gratuito – lavora solo con i conteggi, senza un modello linguistico. ## Passo 8 di 19: Controlla il campione Sullo schermo: Il riquadro Campione con l’etichetta dati sufficienti e un riepilogo delle conversazioni scelte. Cosa fare: L’etichetta **dati sufficienti** significa che il campione basta. Sotto vedi quante conversazioni ha scelto la procedura guidata, come si distribuiscono nel tempo e da chi arrivano. > Nota: Alcune conversazioni vengono accantonate: l’apprendimento non le vede mai. La procedura guidata le usa solo alla fine, per verificare se le istruzioni funzionano. ## Passo 9 di 19: Fai descrivere le conversazioni Sullo schermo: Sotto il riepilogo, la stima dei costi e il pulsante Descrivi le conversazioni. Cosa fare: Clicca **Descrivi le conversazioni**. Il modello economico annota per ogni conversazione l’argomento, come hai reagito, il tono, la lunghezza, i link e i dati. Ci vuole un po’; vedi l’avanzamento sulla pagina. > Nota: Prima di un passaggio a pagamento vedi sempre la stima dei costi. I messaggi interi non vengono salvati; con la sua esecuzione la procedura guidata conserva la descrizione con citazioni e dati delle tue risposte, e i testi letterali vengono cancellati al più tardi allo scadere del periodo di conservazione dei dati – vedi Dove sono salvati i dati, nella guida per gli amministratori. ## Passo 10 di 19: Scorri gli argomenti Sullo schermo: La tabella Argomenti: cosa chiedono le persone, quante conversazioni di quel tipo ci sono state e come hai risposto. Cosa fare: Controlla che il quadro sia giusto. La spunta nella prima colonna (**Escludi**) toglie solo ciò che non è lavoro per l’assistente – posta inoltrata o questioni private. > Nota: Non escludere un argomento a cui l’assistente non deve rispondere da solo. Scrivilo negli appunti nel passaggio successivo e diventerà una regola per passare a una persona. ## Passo 11 di 19: Aggiungi gli appunti e conferma Sullo schermo: Il riquadro Conferma dei riscontri con un campo per gli appunti. Cosa fare: Scrivi ciò che il campione non può mostrare: chi nel team si occupa di cosa e cosa va a chi, a cosa l’assistente non deve rispondere, in che lingua scrivere. Poi clicca **Conferma i riscontri**. > Nota: Quando si scrivono le istruzioni, gli appunti pesano più delle statistiche del campione. ## Passo 12 di 19: Fai scrivere le istruzioni Sullo schermo: Sotto la conferma, il riquadro Istruzioni e fonti di conoscenza con una stima dei costi. Cosa fare: Clicca **Scrivi le istruzioni**. Il modello potente legge le tue risposte nel campione e ne ricava le istruzioni dell’assistente, insieme ai riscontri e ai tuoi appunti. Per ora non si applica nulla. ## Passo 13 di 19: Leggi le istruzioni Sullo schermo: Il riquadro Istruzioni con quattro campi: Conoscenze, Filtro, Stile e Instradamento. Cosa fare: Le istruzioni descrivono il tuo modo di lavorare: da dove prendere i dati, a cosa rispondere, come scrivere e quando passare a una persona. Controlla soprattutto il saluto e la chiusura, i nomi del team e le regole per passare a una persona. Modifica qualsiasi cosa direttamente nel campo. > Nota: Cosa fa ciascuna istruzione è spiegato in Istruzioni. ## Passo 14 di 19: Scegli le fonti proposte Sullo schermo: Il riquadro Fonti di conoscenza proposte con le caselle di spunta. Cosa fare: La procedura guidata ha proposto i link che mandi più e più volte e i dati che ripeti spesso. Quelli spuntati diventano fonti di conoscenza; togli la spunta a ciò che non vuoi. ## Passo 15 di 19: Metti alla prova le istruzioni Sullo schermo: Il riquadro La verifica sulle conversazioni accantonate con una stima dei costi. Cosa fare: Clicca **Verifica sulle conversazioni accantonate**. L’assistente scrive bozze di risposta per le conversazioni che l’apprendimento non ha mai visto, e il modello potente confronta ciascuna con la tua risposta reale. > Nota: La verifica richiede circa un minuto per conversazione. Nel frattempo l’archivio della casella è disattivato, così una bozza non può copiare la tua risposta. ## Passo 16 di 19: Leggi il risultato della verifica Sullo schermo: Il riepilogo della verifica e i giudizi sulle bozze. Cosa fare: Quante bozze ha scritto l’assistente e com’è andata: **corretto**, **solo la forma** (il contenuto è giusto, cambiava solo il modo di scrivere), **informazione mancante** e altri. Per la posta a cui non hai risposto, è giusto che venga saltata. > Nota: Una bozza per posta che hai lasciato senza risposta significa che il filtro è più permissivo di te. Modifica l’istruzione Filtro e rifai la verifica. ## Passo 17 di 19: Aggiungi ciò che mancava Sullo schermo: La sezione Conoscenze che mancavano nella verifica, con sotto l’elenco delle conversazioni. Cosa fare: Il valutatore ha indicato cosa l’assistente non sapeva o ha sbagliato. Le voci spuntate diventano conoscenze insieme alle istruzioni. Clicca una conversazione per vedere la bozza accanto alla tua risposta. > Nota: Dopo aver modificato le istruzioni, clicca Verifica di nuovo con le istruzioni attuali – la verifica usa ciò che c’è ora nei campi. ## Passo 18 di 19: Applica istruzioni e fonti Sullo schermo: Il riquadro Applica con la firma, la lingua e il pulsante Applica istruzioni e fonti. Cosa fare: Controlla la firma che la procedura guidata ha ricavato dalle tue risposte – il modello la riceve alla lettera. Poi clicca **Applica istruzioni e fonti** e, dopo il riepilogo, **Continua**. > Nota: Le istruzioni diventano le versioni attive e vengono create le fonti spuntate. L’assistente resta in modalità di prova. ## Passo 19 di 19: Avvia l’assistente Sullo schermo: Il riepilogo: la casella, il nome con il nome tecnico e la firma. Cosa fare: Quando è tutto a posto, clicca **Avvia l’assistente**. Parte in modalità di prova: vedi le bozze solo in draften, nella casella non arriva nulla. > Nota: Passa alla modalità operativa quando sei soddisfatto delle bozze – vedi Modalità di prova e modalità operativa. **L’assistente è in modalità di prova** — Per ora le bozze vengono create solo in draften. Scorrile e, quando sei soddisfatto, passa l’assistente alla modalità operativa. - **Una nuova casella?** — Collegala in Impostazioni → Casella e accesso, altrimenti l’assistente non legge la posta. - **Bozze in modalità di prova** — Dove trovarle e come passare alla modalità operativa lo spiega la guida Modalità di prova e modalità operativa.