# Boîte mail et accès – guide pas à pas

Boîte mail et accès indique à quelle boîte mail l’assistant répond, comment elle est connectée et quels collègues la voient dans draften. C’est ici que vous la reconnectez après une déconnexion, et que vous la testez.

**Avant de commencer**

- **Rôle de propriétaire de la boîte mail** — Le propriétaire gère les accès et la connexion ; un éditeur voit la page.
- **Les identifiants de la boîte mail** — Pour la connecter avec le compte, il vous faut les identifiants de connexion de la boîte mail.

## Étape 1 sur 7: La boîte mail de l’assistant

À l’écran: Dans Paramètres → Boîte mail et accès, en haut : l’adresse de la boîte mail, le système de messagerie, l’état et votre rôle.

À faire: C’est la boîte mail à laquelle l’assistant répond. **actif** signifie que l’assistant peut y accéder ; **déconnectée** signifie que vous devez la connecter à nouveau (voir une étape plus bas).

## Étape 2 sur 7: Autres adresses de la boîte mail

À l’écran: La ligne Autres adresses de la boîte mail avec un lien modifier les adresses.

À faire: Les alias et anciennes adresses depuis lesquels vous répondez dans cette boîte mail. Les e-mails qui en proviennent sont les vôtres, pas ceux d’un client – l’assistant n’y répond pas, et la mise en route sait grâce à eux à quoi vous avez déjà répondu. Cliquez sur **modifier les adresses**, saisissez-les séparées par des virgules et enregistrez.

> Remarque: Ce sont le propriétaire de la boîte mail et les gestionnaires de l’organisation qui modifient les adresses.

## Étape 3 sur 7: Accès aux e-mails

À l’écran: La carte Accès aux e-mails avec le mode de connexion de la boîte mail.

À faire: Comment l’assistant accède à la boîte mail : un **compte connecté** (vous vous êtes connecté avec le compte de la boîte mail), une **inscription d’application** (une connexion pour toute l’organisation, définie par un gestionnaire) ou des **identifiants IMAP** (pour les autres services de messagerie). Chacun indique qui l’a configuré et quand.

> Remarque: L’assistant peut seulement lire les e-mails et rédiger des brouillons. Il ne peut rien envoyer ni supprimer – draften ne demande jamais une telle autorisation.

## Étape 4 sur 7: Se connecter avec le compte de la boîte mail

À l’écran: Le bouton Reconnecter Outlook (Connecter Gmail pour Gmail).

À faire: Cliquez dessus, connectez-vous chez Microsoft (ou Google) avec le compte de cette boîte mail et autorisez la lecture et la rédaction de brouillons. Vous revenez ensuite ici.

> Remarque: Quand la boîte mail perd son accès (mot de passe changé, consentement retiré), son état passe à déconnectée et l’assistant l’ignore. Connectez-la à nouveau avec le même bouton.

## Étape 5 sur 7: Tester la connexion

À l’écran: Le bouton Tester la connexion.

À faire: Cliquez sur **Tester la connexion**. L’assistant teste l’accès, l’autorisation et la lecture de la boîte de réception, et affiche le résultat de chaque étape. Quand le test réussit pour une boîte mail déconnectée, celle-ci se réactive d’elle-même.

## Étape 6 sur 7: Qui peut utiliser la boîte mail

À l’écran: La carte Accès à la boîte mail avec les personnes et leurs rôles.

À faire: Le propriétaire et les gestionnaires de l’organisation y ont toujours accès. Les autres membres de l’organisation l’obtiennent ici : un **éditeur** modifie les paramètres, les consignes et les connaissances, **lecture seule** permet seulement de regarder. Changez un rôle dans la ligne ; retirez l’accès avec **Retirer**.

> Remarque: C’est le propriétaire de la boîte mail qui gère les accès. Qui peut faire quoi est décrit dans la page pour les administrateurs Personnes et rôles : qui peut faire quoi.

## Étape 7 sur 7: Accorder l’accès

À l’écran: Sous la liste, le champ E-mail, le choix du rôle et le bouton Accorder l’accès.

À faire: Saisissez l’e-mail d’un membre de l’organisation, choisissez le rôle et cliquez sur **Accorder l’accès**.

> Remarque: Seul un membre de l’organisation peut être ajouté. Un nouveau membre est invité par un gestionnaire de l’organisation.

**La boîte mail est connectée** — L’état actif signifie que l’assistant peut accéder à la boîte mail. Quand elle affiche déconnectée, connectez-la à nouveau et lancez le test.

- **Une connexion pour toute l’organisation** — Une inscription d’application est configurée par un gestionnaire – voir la page pour les administrateurs Accès aux e-mails pour toute l’organisation.
- **Clés des modèles** — La carte Clés API de la boîte mail est réservée à un usage avancé ; voir la page pour les administrateurs Clés API des modèles.