# Sources de connaissances – guide pas à pas

L’assistant ne doit rien inventer : il prend les prix, les délais, les procédures et les guides uniquement dans les sources de connaissances. Ici, vous les ajoutez, les modifiez et les désactivez – un site de documentation, une grille tarifaire, un lien ou un fait court.

**Avant de commencer**

- **Rôle d’éditeur ou de propriétaire** — Avec un rôle en lecture seule, vous voyez seulement les sources.
- **Ce que vous voulez donner à l’assistant** — Une grille tarifaire en PDF, l’adresse de votre site d’aide, quelques faits que vous écrivez souvent.

## Étape 1 sur 8: L’assistant ne connaît que ce qui est ici

À l’écran: Dans Connaissances, la carte Sources de connaissances avec une explication et une liste.

À faire: L’assistant prend les prix, les délais, les procédures et les guides uniquement ici. Ce qui manque n’existe pas – et l’assistant ne doit pas l’inventer. Une source peut être un **site web** (un site de documentation), un **document** (un fichier importé), un **lien** (une seule page web), une **note** (un fait court que vous écrivez) ou un **système externe** (un CRM, par exemple).

## Étape 2 sur 8: Une source

À l’écran: La ligne d’une source : type, identifiant, titre, description, adresse ou fichier, et état.

À faire: C’est la description qui compte le plus : grâce à elle, l’assistant sait quand ouvrir la source. Indiquez ce que contient la source et quand l’utiliser – par exemple « Prix des licences et des formations. À utiliser pour les questions de prix ».

## Étape 3 sur 8: Modifier, désactiver, retirer

À l’écran: Après un clic sur les trois points d’une ligne, le menu Modifier, Désactiver et Retirer.

À faire: **Modifier** change le titre, la description ou l’adresse directement dans la ligne. **Désactiver** masque une source pour un temps (les horaires d’été en dehors de l’été, par exemple) et **Activer** la rétablit. **Retirer** la supprime.

> Remarque: Les modifications s’appliquent dès la prochaine relève du courrier. Pour un document, importer un nouveau fichier sous le même identifiant remplace l’ancien.

## Étape 4 sur 8: Ajouter une source : le type

À l’écran: En bas, la carte Ajouter une source avec le choix des types.

À faire: Cliquez sur le type de source que vous voulez ajouter. Une courte explication apparaît en dessous, avec les champs dont ce type a besoin.

> Remarque: Les systèmes externes (un CRM, un helpdesk) sont décrits dans Connecter un CRM et d’autres systèmes.

## Étape 5 sur 8: Identifiant et description

À l’écran: Les champs Identifiant de la source, Titre et Description pour le modèle.

À faire: L’**identifiant** est un nom court en minuscules avec des tirets (**cenik**, par exemple). Le **titre** est pour vous. La **description pour le modèle** indique à l’assistant ce qu’il trouve dans la source et quand l’utiliser.

## Étape 6 sur 8: Site web et lien : l’adresse

À l’écran: Pour un site web, les champs Adresse et Adresse de l’index.

À faire: Pour un **site web**, renseignez l’adresse du site de documentation et celle de sa liste de guides (elle se termine en général par **llms.txt** – demandez-la à la personne qui gère le site). L’assistant lit alors les guides un par un et envoie au client un lien vers le bon. Pour un **lien**, l’adresse d’une seule page suffit. Cliquez ensuite sur **Ajouter**.

## Étape 7 sur 8: Note : un fait court

À l’écran: Pour le type note, le champ Texte de la note.

À faire: Écrivez le fait tel qu’il doit s’appliquer – par exemple « Les factures sont payables sous 14 jours à compter de leur émission ». Une note reste valable jusqu’à ce que vous la modifiiez.

> Remarque: Les corrections de fait que vous approuvez dans Apprentissage arrivent également ici.

## Étape 8 sur 8: Document : importer un fichier

À l’écran: Pour le type document, le champ Fichier.

À faire: Choisissez un fichier – txt, md, html, docx ou pdf, jusqu’à 8 Mo. Son texte est extrait dès l’import, puis l’assistant y fait ses recherches.

**L’assistant sait où chercher** — Quand un brouillon se trompe, corrigez avant tout la source – pas seulement le brouillon.

- **Les anciens e-mails comme source** — L’assistant peut aussi faire des recherches dans vos e-mails envoyés ; voir Les archives de la boîte mail.
- **Pièces jointes des brouillons** — Les fichiers que l’assistant peut joindre à un brouillon se trouvent dans Connaissances → Pièces jointes.