# Pièces jointes – guide pas à pas

L’assistant ne peut joindre à un brouillon que les fichiers que vous importez ici, et seulement lorsqu’ils correspondent à ce que vous en dites. Vous voyez le fichier joint dans le brouillon avant de l’envoyer.

**Avant de commencer**

- **Rôle d’éditeur ou de propriétaire** — Le propriétaire et les éditeurs de l’assistant peuvent importer et désactiver des pièces jointes.
- **Un fichier docx, xlsx ou pdf** — Jusqu’à 3 Mo.

## Étape 1 sur 5: Des fichiers pour les brouillons

À l’écran: Dans Connaissances → Pièces jointes, une liste de fichiers.

À faire: Ce sont les fichiers que l’assistant peut joindre à un brouillon – une grille tarifaire, un bon de commande, des conditions. Il ne joint jamais rien d’autre : une pièce jointe absente de cette liste n’arrive pas dans un brouillon.

## Étape 2 sur 5: Quand la joindre

À l’écran: La colonne Quand la joindre.

À faire: Cette phrase indique à l’assistant à quelle réponse le fichier appartient. Soyez précis : « Quand le client veut commander des licences et n’a pas encore de formulaire. »

## Étape 3 sur 5: Désactiver et activer

À l’écran: Dans la ligne, le bouton Désactiver (Activer pour une pièce jointe désactivée).

À faire: L’assistant ne joint pas un fichier désactivé, mais celui-ci reste enregistré – pratique pour un fichier qui ne s’applique pas pendant un certain temps.

## Étape 4 sur 5: Importer une pièce jointe : le fichier

À l’écran: En bas, la carte Importer une pièce jointe avec le champ Fichier.

À faire: Cliquez sur **Choisir un fichier** et sélectionnez un fichier – docx, xlsx ou pdf, jusqu’à 3 Mo.

## Étape 5 sur 5: Identifiant et Quand la joindre

À l’écran: Les champs Identifiant de la pièce jointe et Quand la joindre.

À faire: L’**identifiant** est un nom court en minuscules avec des tirets, par exemple **bon-de-commande**. Dans **Quand la joindre**, indiquez à quelles réponses le fichier appartient. Cliquez ensuite sur **Importer une pièce jointe**.

> Remarque: Un nouveau fichier sous le même identifiant remplace l’ancien – c’est ainsi que vous mettez à jour la grille tarifaire sans toucher aux consignes.

**L’assistant sait quoi joindre** — Quand un brouillon joint le mauvais fichier, modifiez la phrase Quand la joindre – pas les consignes.

- **Pièce jointe ou source de connaissances ?** — Une pièce jointe part chez le client. Ce que l’assistant doit seulement lire et savoir a sa place dans les Sources de connaissances.
- **Vérifier un brouillon** — Les pièces jointes d’un brouillon figurent dans son détail, dans la carte Pièces jointes.