# Das Postfacharchiv

Ihre früheren Antworten sind oft die beste Hilfe: wie Sie dieselbe Frage beim
letzten Mal behandelt haben, was Sie dem Kunden schon geschrieben haben. Deshalb
darf der Assistent auch die alte Post des Postfachs durchsuchen – das
**Archiv**.

## Was der Assistent im Archiv tut

- **Er sucht nach Thema** über alle Absender hinweg: wie Sie dieselbe Frage bei
  jemand anderem behandelt haben. Er liest die ganze Unterhaltung, nicht nur
  eine Nachricht.
- **Er liest den bisherigen Austausch mit dem Kunden**, der gerade schreibt –
  nur als Zusammenhang.
- **Er nimmt Fakten aus Ihren Antworten**, nicht aus dem, was Kunden behauptet
  haben.

Aus dem Thread einer anderen Person übernimmt er nie Namen oder Einzelheiten,
nur den Ablauf und die Fakten.

## Eine Quelle zweiten Ranges

Das Archiv kommt an zweiter Stelle. Zuerst kommen die
[Wissensquellen](/de/knowledge-sources) – die Website mit Anleitungen,
Dokumente, Notizen, die Sie geschrieben haben. Widersprechen sich eine Quelle
und das Archiv, gilt die Quelle, und der Assistent vermerkt das in der
Begründung des Entwurfs. Eine Angabe, die er nur im Archiv gefunden hat, wird in
der Begründung genannt, mit dem Datum der E-Mail.

## Einstellungen

Das Archiv schalten Sie unter **Wissen** in der Karte **Postfacharchiv** ein
oder aus:

**Postfacharchiv durchsuchen** – ist es ausgeschaltet, rührt der Assistent alte
Post nicht an und antwortet nur aus den Wissensquellen und der Nachricht
selbst.

**Alter der Fakten aus dem Archiv (Tage)** – die Suche nach Thema liefert nur
Post, die jünger als so viele Tage ist (standardmäßig 365). Ältere Post kommt
nur, wenn es nichts Jüngeres gibt, und der Assistent nimmt sie als Hinweis auf
den Ablauf, nicht als gültige Fakten. Der Austausch mit einem bestimmten Kunden
ist nicht begrenzt.

## Wann Sie das Archiv ausschalten

- Das Postfach hat eine lange Geschichte, in der sich Preise oder Abläufe oft
  geändert haben, und der Assistent soll nicht zu alten Antworten greifen. Oft
  genügt es, das Alter der Fakten zu verkürzen.
- Im Postfach liegt Post, die der Assistent nicht sehen soll.

Während der Prüfung in der Einrichtung eines neuen Assistenten ist das Archiv
immer ausgeschaltet, damit ein Entwurf die Antwort, mit der er verglichen wird,
nicht abschreiben kann.