# Postfach und Zugriff – eine Anleitung Schritt für Schritt

Postfach und Zugriff zeigt, für welches Postfach der Assistent antwortet, wie es verbunden ist und welche Kollegen es in draften sehen. Hier verbinden Sie es neu, nachdem es getrennt wurde, und testen es.

**Bevor Sie beginnen**

- **Rolle Inhaber des Postfachs** — Der Inhaber verwaltet die Zugriffe und die Verbindung; ein Bearbeiter sieht die Seite.
- **Die Anmeldedaten des Postfachs** — Um es mit dem Konto zu verbinden, brauchen Sie die Anmeldedaten des Postfachs.

## Schritt 1 von 7: Das Postfach des Assistenten

Auf dem Bildschirm: Unter Einstellungen → Postfach und Zugriff oben: die Adresse des Postfachs, das Mailsystem, der Status und Ihre Rolle.

So geht’s: Das ist das Postfach, für das der Assistent antwortet. **aktiv** bedeutet, dass der Assistent hineinsehen kann; **getrennt** bedeutet, dass Sie es neu verbinden müssen (ein Schritt weiter unten).

## Schritt 2 von 7: Weitere Adressen des Postfachs

Auf dem Bildschirm: Die Zeile Weitere Adressen des Postfachs mit dem Link Adressen bearbeiten.

So geht’s: Aliasse und frühere Adressen, von denen Sie in diesem Postfach antworten. Post von ihnen ist Ihre eigene, nicht die eines Kunden – der Assistent beantwortet sie nicht, und in der Einrichtung wird daran erkannt, was Sie schon beantwortet haben. Klicken Sie auf **Adressen bearbeiten**, geben Sie sie durch Kommas getrennt ein und speichern Sie.

> Hinweis: Die Adressen ändern der Inhaber des Postfachs und die Manager der Organisation.

## Schritt 3 von 7: Zugriff auf die Post

Auf dem Bildschirm: Die Karte Zugriff auf die Post mit der Art, wie das Postfach verbunden ist.

So geht’s: Wie der Assistent ins Postfach gelangt: ein **verbundenes Konto** (Sie haben sich mit dem Konto des Postfachs angemeldet), eine **App-Registrierung** (eine Verbindung für die ganze Organisation, eingerichtet von einem Manager) oder eine **IMAP-Anmeldung** (für andere Maildienste). Bei jeder steht, wer sie wann eingerichtet hat.

> Hinweis: Der Assistent darf nur Post lesen und Entwürfe schreiben. Er kann nichts senden oder löschen – um eine solche Berechtigung bittet draften nie.

## Schritt 4 von 7: Mit dem Konto des Postfachs verbinden

Auf dem Bildschirm: Die Schaltfläche Outlook neu verbinden (bei Gmail Gmail verbinden).

So geht’s: Klicken Sie darauf, melden Sie sich bei Microsoft (oder Google) mit dem Konto dieses Postfachs an und erlauben Sie das Lesen und das Anlegen von Entwürfen. Danach kehren Sie hierher zurück.

> Hinweis: Verliert das Postfach den Zugriff (ein geändertes Passwort, eine zurückgezogene Zustimmung), ist sein Status getrennt, und der Assistent überspringt es. Verbinden Sie es mit derselben Schaltfläche neu.

## Schritt 5 von 7: Die Verbindung testen

Auf dem Bildschirm: Die Schaltfläche Verbindung testen.

So geht’s: Klicken Sie auf **Verbindung testen**. Der Assistent probiert den Zugriff, die Berechtigung und das Lesen des Posteingangs aus und zeigt zu jedem das Ergebnis. Besteht ein getrenntes Postfach den Test, schaltet es sich von selbst wieder ein.

## Schritt 6 von 7: Wer das Postfach nutzen darf

Auf dem Bildschirm: Die Karte Zugriff auf das Postfach mit Personen und ihren Rollen.

So geht’s: Der Inhaber und die Manager der Organisation haben immer Zugriff. Andere Mitglieder der Organisation erhalten ihn hier: Ein **Bearbeiter** ändert Einstellungen, Anweisungen und Wissen, **nur Lesen** sieht nur zu. Die Rolle ändern Sie in der Zeile; den Zugriff entfernen Sie mit **Entziehen**.

> Hinweis: Die Zugriffe verwaltet der Inhaber des Postfachs. Wer was darf, beschreibt die Seite „Personen und Rollen“ für Administratoren.

## Schritt 7 von 7: Zugriff erteilen

Auf dem Bildschirm: Unter der Liste das Feld E-Mail, die Auswahl Rolle und die Schaltfläche Zugriff erteilen.

So geht’s: Geben Sie die E-Mail-Adresse eines Mitglieds der Organisation ein, wählen Sie die Rolle und klicken Sie auf **Zugriff erteilen**.

> Hinweis: Hinzufügen lässt sich nur ein Mitglied der Organisation. Ein neues Mitglied lädt ein Manager der Organisation ein.

**Das Postfach ist verbunden** — Der Status aktiv bedeutet, dass der Assistent ins Postfach sehen kann. Zeigt er getrennt, verbinden Sie es neu und führen Sie den Test aus.

- **Eine Verbindung für die ganze Organisation** — Eine App-Registrierung richtet ein Manager ein – die Seite „Zugriff auf die Post der ganzen Organisation“ für Administratoren.
- **Schlüssel für Modelle** — Die Karte API-Schlüssel des Postfachs ist für fortgeschrittene Nutzung; siehe die Seite „API-Schlüssel für Modelle“ für Administratoren.