# Wissensquellen – eine Anleitung Schritt für Schritt

Der Assistent darf nichts erfinden: Preise, Fristen, Abläufe und Anleitungen nimmt er nur aus den Wissensquellen. Hier fügen Sie sie hinzu, bearbeiten sie und schalten sie aus – eine Website mit Anleitungen, eine Preisliste, einen Link oder eine kurze Angabe.

**Bevor Sie beginnen**

- **Rolle Bearbeiter oder Inhaber** — Mit der Rolle nur Lesen sehen Sie die Quellen nur.
- **Was Sie dem Assistenten geben** — Eine Preisliste als PDF, die Adresse Ihrer Hilfe-Website, ein paar Angaben, die Sie oft schreiben.

## Schritt 1 von 8: Der Assistent weiß nur, was hier steht

Auf dem Bildschirm: Unter Wissen die Karte Wissensquellen mit einer Erklärung und einer Liste.

So geht’s: Preise, Fristen, Abläufe und Anleitungen nimmt der Assistent nur von hier. Was fehlt, gibt es für ihn nicht – und er darf es nicht erfinden. Eine Quelle kann eine **Website** (eine Website mit Anleitungen), ein **Dokument** (eine hochgeladene Datei), ein **Link** (eine einzelne Webseite), eine **Notiz** (eine kurze Angabe, die Sie schreiben) oder ein **externes System** (etwa ein CRM) sein.

## Schritt 2 von 8: Eine Quelle

Auf dem Bildschirm: Die Zeile einer Quelle: Art, Kennung, Titel, Beschreibung, Adresse oder Datei und Status.

So geht’s: Am wichtigsten ist die Beschreibung: Daran erkennt der Assistent, wann er die Quelle öffnen soll. Schreiben Sie, was die Quelle enthält und wann sie zu verwenden ist – etwa „Preise für Lizenzen und Schulungen. Für Preisfragen“.

## Schritt 3 von 8: Bearbeiten, ausschalten, entfernen

Auf dem Bildschirm: Nach einem Klick auf die drei Punkte in einer Zeile das Menü Bearbeiten, Ausschalten und Entfernen.

So geht’s: **Bearbeiten** ändert Titel, Beschreibung oder Adresse direkt in der Zeile. **Ausschalten** blendet eine Quelle für eine Weile aus (etwa den Sommerbetrieb außerhalb des Sommers), und **Einschalten** holt sie zurück. **Entfernen** löscht sie.

> Hinweis: Änderungen gelten ab dem nächsten Abruf der Post. Bei einem Dokument ersetzt eine neue Datei unter derselben Kennung die alte.

## Schritt 4 von 8: Eine Quelle hinzufügen: die Art

Auf dem Bildschirm: Unten die Karte Quelle hinzufügen mit einer Auswahl von Arten.

So geht’s: Klicken Sie auf die Art von Quelle, die Sie hinzufügen möchten. Darunter erscheint eine kurze Erklärung mit den Feldern, die diese Art braucht.

> Hinweis: Externe Systeme (ein CRM, ein Helpdesk) beschreibt die Seite „Ein CRM und andere Systeme anbinden“.

## Schritt 5 von 8: Kennung und Beschreibung

Auf dem Bildschirm: Die Felder Kennung der Quelle, Titel und Beschreibung für das Modell.

So geht’s: Die **Kennung** ist ein kurzer Name in Kleinbuchstaben mit Bindestrichen (etwa **cenik**). Der **Titel** ist für Sie. Die **Beschreibung für das Modell** sagt dem Assistenten, was er in der Quelle findet und wann er sie verwenden soll.

## Schritt 6 von 8: Website und Link: die Adresse

Auf dem Bildschirm: Bei einer Website die Felder Adresse und Adresse des Index.

So geht’s: Bei einer **Website** tragen Sie die Adresse der Website mit Anleitungen und die ihrer Liste der Anleitungen ein (meist endet sie auf **llms.txt** – fragen Sie den Betreiber der Website). Der Assistent liest dann einzelne Anleitungen und sendet dem Kunden einen Link zur richtigen. Bei einem **Link** genügt die Adresse einer einzelnen Seite. Klicken Sie dann auf **Hinzufügen**.

## Schritt 7 von 8: Notiz: eine kurze Angabe

Auf dem Bildschirm: Bei der Art Notiz das Feld Text der Notiz.

So geht’s: Schreiben Sie die Angabe so, wie sie gelten soll – etwa „Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Ausstellung fällig“. Eine Notiz gilt, bis Sie sie ändern.

> Hinweis: Hier landen auch die Faktenkorrekturen, die Sie unter Lernen freigeben.

## Schritt 8 von 8: Dokument: eine Datei hochladen

Auf dem Bildschirm: Bei der Art Dokument das Feld Datei.

So geht’s: Wählen Sie eine Datei – txt, md, html, docx oder pdf bis 8 MB. Ihr Text wird gleich beim Hochladen ausgelesen, und der Assistent durchsucht ihn dann.

**Der Assistent weiß, wo er nachschauen muss** — Hat ein Entwurf etwas falsch, korrigieren Sie vor allem die Quelle – nicht nur den Entwurf.

- **Alte Post als Quelle** — Der Assistent kann auch Ihre gesendete Post durchsuchen; siehe „Das Postfacharchiv“.
- **Anhänge für Entwürfe** — Dateien, die der Assistent an einen Entwurf anhängen darf, finden Sie unter Wissen → Anhänge.