# Anweisungen – eine Anleitung Schritt für Schritt

Die Anweisungen sind vier Texte, die der Assistent zu jeder Antwort erhält: wer er ist, was er beantwortet, wie er schreibt und wann er übergibt. Sie können sie jederzeit ändern; jedes Speichern ist eine neue Version, und eine ältere ist einen Klick entfernt.

**Bevor Sie beginnen**

- **Rolle Bearbeiter oder Inhaber** — Mit der Rolle nur Lesen können Sie die Anweisungen nur lesen.
- **Ein geöffneter Assistent** — Die Anweisungen finden Sie unter Einstellungen → Anweisungen.

## Schritt 1 von 7: Vier Anweisungen

Auf dem Bildschirm: Unter Einstellungen → Anweisungen die Schaltflächen Wissen, Filter, Stil und Zuständigkeiten.

So geht’s: Jede Anweisung sagt dem Assistenten etwas anderes. **Wissen** – wer der Assistent ist und wie er die Wissensquellen verwendet. **Filter** – welche Post er beantwortet und welche nicht. **Stil** – wie er schreibt: Anrede, Ton, Länge, Signatur. **Zuständigkeiten** – wann er selbst antwortet, wann er antwortet und übergibt und wann er nicht antwortet. Klicken Sie auf die Anweisung, die Sie sehen möchten.

> Hinweis: Die Zahl neben dem Namen (etwa v3) ist die aktive Version. Die ersten Versionen hat meist die Einrichtung eines neuen Assistenten geschrieben.

## Schritt 2 von 7: Der Text der Anweisung

Auf dem Bildschirm: Ein großes Feld mit dem Text der gewählten Anweisung.

So geht’s: Anweisungen werden in einfachen Worten geschrieben, als würden Sie einen neuen Kollegen einarbeiten. Schreiben Sie Regeln, keine Einzelfälle: „Fügen Sie bei einer Preisfrage den Link zur Preisliste hinzu“, nicht „Senden Sie Frau Small die Preisliste“.

> Hinweis: Fakten (Preise, Fristen, Abläufe) gehören nicht in die Anweisungen – tragen Sie sie unter Wissen ein. Eine Anweisung sagt, wie sich der Assistent verhält; das Wissen sagt, was stimmt.

## Schritt 3 von 7: Eine neue Version speichern

Auf dem Bildschirm: Unter dem Feld die Schaltfläche Als neue Version speichern.

So geht’s: Bearbeiten Sie den Text und klicken Sie auf **Als neue Version speichern**. **Zurück** verwirft Ihre Änderungen. Der Assistent folgt der neuen Version ab dem nächsten Abruf der Post.

> Hinweis: Probieren Sie eine größere Änderung zuerst an der Testsammlung aus – Sie sehen, wie der Assistent die gespeicherten Nachrichten beantworten würde, bevor die Anweisung wirksam wird.

## Schritt 4 von 7: Versionsverlauf

Auf dem Bildschirm: Rechts die Karte Versionsverlauf.

So geht’s: Jedes Speichern ist eine neue Version; die älteren bleiben erhalten. Bei jeder steht, wann und von wem sie gespeichert wurde. **Unterschied zum Text im Editor** zeigt, wie sich die Version von dem unterscheidet, was jetzt im Feld steht.

## Schritt 5 von 7: Der Vergleich

Auf dem Bildschirm: Unter dem Editor eine Karte mit dem Vergleich: links die alte Version, rechts der Text im Editor.

So geht’s: Entfernte Zeilen sind rot durchgestrichen, hinzugefügte grün. So prüfen Sie einfach, was sich geändert hat, bevor Sie speichern.

## Schritt 6 von 7: Zurück zu einer älteren Version

Auf dem Bildschirm: Bei einer älteren Version die Schaltfläche Diese Version wiederherstellen.

So geht’s: Bewährt sich eine neue Version nicht, klicken Sie bei einer älteren auf **Diese Version wiederherstellen**. Sie wird als neue aktive Version gespeichert; nichts wird gelöscht.

## Schritt 7 von 7: Erweitert: Feinabstimmungen

Auf dem Bildschirm: Nach einem Klick auf Erweitert drei weitere: Sortierung, Aufgabe und Lektion.

So geht’s: Diese drei haben feste Grundregeln, die in draften eingebaut sind (Sicherheit, Bedeutung der Entscheidungen). Hierher gehört nur eine kurze Feinabstimmung für Ihr Postfach, und sie kann auch leer bleiben. Meist müssen Sie sie nicht ändern.

**Die Anweisungen gehören Ihnen** — Der Assistent folgt ihnen ab dem nächsten Abruf der Post. Um die Anweisungen neu aus Ihrer Post schreiben zu lassen, starten Sie Anweisungen neu schreiben.

- **Ohne Risiko ausprobieren** — Die Anleitung „Testsammlung“ zeigt, wie Sie die Antworten vor und nach einer Änderung vergleichen.
- **Immer wieder dieselben Änderungen** — Der Assistent schlägt von selbst Lektionen vor – die Anleitung „Lernen“.