# Personen und Rollen: wer was darf

Berechtigungen gibt es in draften auf drei Ebenen: der Organisation, dem
Postfach und der Installation. Rollen in der Organisation werden bei den
Personen festgelegt, Rollen für ein Postfach beim Postfach selbst.

## Rollen in der Organisation

Sie legen sie unter **Organisation → Personen und Rollen** fest.

| Rolle | Darf |
|---|---|
| Inhaber | alles, was ein Manager darf, und außerdem andere Inhaber ernennen und entfernen. **Hat die Rechte des Inhabers für jedes Postfach** |
| Manager | Personen einladen, Postfächer hinzufügen und verbinden, Modellschlüssel, CRM-Anbindungen und den E-Mail-Versand verwalten und den Änderungsverlauf lesen. **Hat die Rechte eines Bearbeiters für jedes Postfach** |
| Mitglied | sieht nur die Postfächer, auf die es Zugriff erhalten hat, mit der Rolle, die es dort hat |

Der letzte Inhaber einer Organisation bleibt – er lässt sich nicht entfernen.
Wer aus der Organisation entfernt wird, verliert damit auch seine Zugriffe auf
Postfächer.

> Die meisten Personen in einer Firma sind **Mitglieder**. Geben Sie die Rolle
Manager nur jemandem, der wirklich Postfächer und Zugriffe einrichtet.

## Rollen für ein Postfach

Der Inhaber des Postfachs legt sie unter **Einstellungen → Postfach und
Zugriff** fest, im Abschnitt **Zugriff auf das Postfach**. Die Inhaber und
Manager der Organisation haben immer Zugriff; alle anderen nach der Rolle, die
Sie ihnen hier geben.

| Rolle | Darf |
|---|---|
| nur Lesen | Entwürfe, Post und Aktivität ansehen. Ändert nichts |
| Bearbeiter | dasselbe und außerdem Einstellungen, Anweisungen und Wissen ändern und unter Lernen entscheiden |
| Inhaber | dasselbe und außerdem die Assistenten des Postfachs, ihren Namen und ihre Signatur, die Schlüssel des Postfachs und die Zugriffe verwalten; darf ein eigenes CRM nur für dieses Postfach anbinden |

Die Hilfe für Nutzer ist für den **Bearbeiter** geschrieben: Sie behandelt die
Arbeit mit Entwürfen, Anweisungen, Wissen und Lernen.

## Der Betreiber der Installation

Über den Organisationen gibt es noch eine Ebene: den **Betreiber**, die Person,
die die Installation betreibt. Er sieht **Installation**: die Organisationen,
die Einladungen zum Anlegen, die Standardschlüssel für Modelle und den
Standard-Absender sowie die Seite Betrieb. **Innerhalb einer Organisation sieht
er nichts:** Er legt sie an oder sendet eine Einladung zum Anlegen, setzt einen
Inhaber ein, sperrt oder löscht sie; alles Übrige erledigen die Inhaber.

Beim Clouddienst ist der Betreiber draften; bei Ihrer eigenen Installation ist
es Ihr Administrator. Mehr unter [Installation](/de/admin/installation-admin).

## Was Rollen nicht können

- **Eine Rolle ändert nichts am Sicherheitsnetz.** Nicht einmal ein Inhaber kann
  dem Assistenten erlauben, Post zu senden oder zu löschen – einen solchen
  Zugriff auf das Postfach hat draften nicht. Siehe
  [Das Sicherheitsnetz](/de/admin/safety-net).
- **Eine Rolle ist kein Zugriff auf das Postfach.** Damit der Assistent die Post
  sieht, muss das Postfach verbunden sein; das ist etwas anderes, siehe
  [Ein Postfach verbinden](/de/admin/adding-a-mailbox).

## Wer was geändert hat

Jede Änderung einer Rolle, einer Anweisung oder einer Einstellung wird in den
**Änderungsverlauf** geschrieben: wer, was, wovon worin und wann. Der Eintrag
lässt sich weder bearbeiten noch löschen.

## Jemanden einladen

1. Öffnen Sie **Organisation → Personen und Rollen**.
2. Klicken Sie auf **Mitglied hinzufügen** und geben Sie eine E-Mail-Adresse
   ein.
3. Wählen Sie die Rolle in der Organisation. Den Zugriff auf ein bestimmtes
   Postfach fügen Sie getrennt hinzu.
4. Die Einladung wird von der Adresse gesendet, die die Organisation für den
   E-Mail-Versand festgelegt hat. Hat die Organisation keine eigene, kommt sie
   vom Betreiber der Installation. **Nie aus dem Postfach des Assistenten.**

Der Link zum Festlegen eines Passworts ist **7 Tage** gültig. Wer sich bei
draften mit einem Microsoft- oder Google-Konto anmeldet, braucht gar keinen
Passwort-Link – die Einladung sagt ihm nur, wo er sich anmeldet.

!> Eine erneut gesendete Einladung **macht den alten Link ungültig** und startet
die Frist neu. Hat jemand noch die alte Einladung offen, sagen Sie ihm, dass er
die neue verwenden soll.