# Ein Postfach hinzufügen und verbinden – eine Anleitung Schritt für Schritt

Bevor ein Assistent Entwürfe schreibt, muss das Postfach in der Organisation sein, und draften muss hineinsehen können. Sie fügen es unter Organisation → Postfächer hinzu und verbinden es über eine App-Registrierung, das Konto des Postfachs oder IMAP.

**Bevor Sie beginnen**

- **Inhaber oder Manager der Organisation** — Nur sie fügen Postfächer hinzu.
- **Zugriff auf die Post** — Die App-Registrierung der Organisation, die Anmeldedaten des Postfachs oder die Angaben zum IMAP-Server.

## Schritt 1 von 6: Die Postfächer der Organisation

Auf dem Bildschirm: Unter Organisation → Postfächer eine Liste der Postfächer mit Mailsystem, Status und Assistenten.

So geht’s: Hier sind alle Postfächer der Organisation. Bei jedem stehen das Mailsystem, der Status (**aktiv**, **pausiert**, **getrennt**) und die Assistenten, die dafür antworten.

## Schritt 2 von 6: Ein Postfach hinzufügen

Auf dem Bildschirm: Unten die Karte Postfach hinzufügen.

So geht’s: Tragen Sie die **Adresse des Postfachs**, einen optionalen **Namen** und das **Mailsystem** ein: Microsoft 365 / Outlook, Google Workspace / Gmail oder Anderes Postfach (IMAP). Klicken Sie auf **Hinzufügen**.

> Hinweis: Postfächer fügen die Inhaber und Manager der Organisation hinzu. Ein Inhaber der Organisation hat die Rechte des Inhabers für jedes Postfach, ein Manager die eines Bearbeiters; zum Inhaber eines Postfachs machen Sie ein Mitglied in der Karte Zugriff auf das Postfach. Ein neues Postfach hat noch keinen Zugriff auf die Post – das ist der nächste Schritt.

## Schritt 3 von 6: Zugriff auf die Post

Auf dem Bildschirm: Auf der Seite des neuen Postfachs die Karte Zugriff auf die Post mit dem Status getrennt und einem Hinweis, wie der Zugriff einzurichten ist.

So geht’s: Der Assistent gelangt auf eine von drei Arten ins Postfach. Eine **App-Registrierung** – Zugriff für die ganze Organisation über eine App in Microsoft Entra oder ein Dienstkonto von Google; niemand meldet sich pro Postfach an. Ein **verbundenes Konto** – der Inhaber des Postfachs meldet sich einmal an und erlaubt das Lesen und das Anlegen von Entwürfen. Eine **IMAP-Anmeldung** – für andere Maildienste, mit Server, Benutzername und Passwort.

> Hinweis: In jedem Fall nur Lesen und Schreiben von Entwürfen. Um eine Berechtigung zum Senden oder Löschen bittet draften nie.

## Schritt 4 von 6: App-Registrierung

Auf dem Bildschirm: Die Zeile Verwenden mit einer Auswahl der Registrierung und der Schaltfläche Übernehmen.

So geht’s: Wählen Sie die Registrierung der Organisation und klicken Sie auf **Übernehmen**. Das legt der Inhaber der Organisation fest – ein Manager hat für Postfächer nur die Rechte eines Bearbeiters und sieht diese Zeile nicht. Die Registrierung legen Sie zuerst unter Organisation → Integrationen an; die Schritte für Microsoft 365 und Google stehen unter „Zugriff auf die Post der ganzen Organisation“.

> Hinweis: Bei Microsoft 365 muss die Application Access Policy in Exchange Online das Postfach abdecken, sonst markiert der Assistent es als getrennt und nennt den Grund.

## Schritt 5 von 6: Oder mit dem Konto verbinden

Auf dem Bildschirm: Die Zeile Oder mit dem Konto des Postfachs verbinden mit der Schaltfläche Outlook verbinden (Gmail verbinden).

So geht’s: Hat die Organisation keine Registrierung, verbindet der Inhaber des Postfachs es: Er klickt auf **Outlook verbinden**, meldet sich mit dem Konto des Postfachs an und erlaubt das Lesen und das Anlegen von Entwürfen.

> Hinweis: Die Schaltfläche funktioniert nur, wenn die Organisation eigene OAuth-Clients festgelegt hat (Organisation → Wie sich Mitglieder anmelden). Für IMAP gibt es stattdessen ein Formular für Server und Passwort.

## Schritt 6 von 6: Die Verbindung testen

Auf dem Bildschirm: Nach dem Übernehmen: die Art App-Registrierung, der Status aktiv und darunter das Ergebnis des Tests.

So geht’s: Klicken Sie auf **Verbindung testen**. Der Test prüft den Zugriff, Token und Berechtigung und das Lesen des Posteingangs; jeder Schritt erhält ein Häkchen oder ein Kreuz mit dem Grund. Ein getrenntes Postfach schaltet sich nach einem bestandenen Test von selbst ein.

> Hinweis: Legen Sie danach mit Neuer Assistent unter der Karte einen Assistenten an (die Anleitung für Nutzer „Ein neuer Assistent Schritt für Schritt“) und geben Sie Kollegen Zugriff auf das Postfach.

**Das Postfach ist verbunden** — Legen Sie jetzt einen Assistenten dafür an und geben Sie Kollegen Zugriff.

- **Ein Assistent** — Die Anleitung für Nutzer „Ein neuer Assistent Schritt für Schritt“.
- **Kollegen im Postfach** — Die Anleitung für Nutzer „Postfach und Zugriff“.